秘書必須掌握的職業(yè)技能
在許多人眼里,秘書就是打字員和辦事員。但在國外,秘書早已被劃分到行政管理的范圍之內。從我國勞動部門最近幾年出臺的秘書職業(yè)標準來看,與國際標準尚有距離。那么,在新的時代,秘書的職業(yè)標準是什么呢?最近,英國倫敦工商會考試局負責行政管理方面的主考官Shirley-Taylor女士發(fā)表了自己的看法。
ShirleyTaylor女士認為,在過去的幾十年中,秘書的角色變化得很快,她們不再是打 字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇,秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
這種變化使得市場對秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉變。Shirley介紹說,在21世紀,秘書需要有以下五方面的能力:一、多元化才能。秘書應用懂得兩國甚至三國以上的語言,具有一定的語言處理能力和計算機技能。二、組織能力。秘書應當是一個組織者,她要為各種會議和活動作計劃,并落實安排。同時,她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道,她要善于協(xié)調企業(yè)內外部的關系。四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能,特別是在辦公技術方面,她需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐。五、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去,她需要收集信息,需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。
對中國想從事秘書的年輕人,Shirley提出建議:“要成為一名好秘書,最關鍵的是對這份工作真正感興趣,并以此為動力抓住每個機會,不斷學習,提高自我,以適應不斷發(fā)展著的市場的需求。”
據(jù)了解,最近英國倫敦工商會考試局(LCCIEB)為有志于從事秘書工作的中國年輕人開設了專門的秘書職業(yè)資格證書考試,有行政管理、簿記學、文字處理等各種級別的考試。對于想成為新一代秘書者,不妨通過參加國際性的專業(yè)培訓,來提高自己的競爭力。
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