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廈門市關(guān)于做好社會保險檔案管理工作的通知

更新時間:2013-02-19 09:34:02 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 社保檔案是以電子檔案為主,以紙質(zhì)檔案為輔,適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展需要的新型社保檔案管理模式。各基層局應(yīng)認(rèn)真對照本社保檔案管理實(shí)施意見,做好本單位社保紙質(zhì)檔案收集、整理、裝訂、歸檔和移交工作,切實(shí)做到社保檔

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各區(qū)地方稅務(wù)局、直征局、外稅分局、稽查局、信息技術(shù)分局:

  為進(jìn)一步推進(jìn)社保檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化,依據(jù)人力資源社會保障部、國家檔案局《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》(第3號令),廈門市檔案局、廈門市人力資源社會保障局、廈門市地方稅務(wù)局于2011年6月19日聯(lián)合印發(fā)了《廈門市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》(廈檔[2011]39號,以下簡稱《暫行辦法》)。為貫徹落實(shí)《暫行辦法》的要求,從我市社會保險費(fèi)征繳模式的實(shí)際出發(fā),現(xiàn)就全市地稅系統(tǒng)做好社會保險檔案管理有關(guān)工作通知如下,請遵照執(zhí)行。

  一、社保檔案管理

  社保檔案是以電子檔案為主,以紙質(zhì)檔案為輔,適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展需要的新型社保檔案管理模式。各基層局應(yīng)認(rèn)真對照本社保檔案管理實(shí)施意見,做好本單位社保紙質(zhì)檔案收集、整理、裝訂、歸檔和移交工作,切實(shí)做到社保檔案的完整性與真實(shí)性。

  二、社保檔案(社保紙質(zhì)檔案,下同)分類

  社保檔案依據(jù)業(yè)務(wù)分類和保管期限確定為:社保管征檔案、社保柜臺檔案、社?;闄n案三類。

  社保管征檔案是指各基層局稅務(wù)管理員在辦理社保費(fèi)延期繳費(fèi)、繳費(fèi)評估、舉報投訴案件等業(yè)務(wù)中形成的紙質(zhì)材料,以及社保登記、變更、注銷中形成的紙質(zhì)材料。

  社保柜臺檔案是指各基層局社保柜臺受理參保、停保、帳目處理、年度申報等具體社保業(yè)務(wù)過程中形成的紙質(zhì)材料,柜臺檔案的管理遵循“誰受理,誰歸集”的原則。

  社?;闄n案是指各稽查局直接處理的社保舉報投訴、稽查案件形成的紙質(zhì)材料。

  三、社保檔案歸集

  各基層局要嚴(yán)格依照《廈門市社會保險業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和保管期限表(地稅部分)》的要求進(jìn)行社保檔案收集、整理,不得隨意調(diào)整。如因政策或業(yè)務(wù)調(diào)整等原因,由市局統(tǒng)一發(fā)布調(diào)整范圍。

 ?。ㄒ唬┥绫9苷鳈n案與稅務(wù)戶管資料應(yīng)分別整理、一起歸集、社保檔案永久保存。社保管征檔案整理以戶為單位,按類歸集,按年裝訂,管征檔案資料少的,可每5年合并歸檔。

 ?。ǘ┥绫9衽_檔案整理以受理部門為單位,以業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員或業(yè)務(wù)類型為順序,按時整理,按日歸集,按月裝訂,按年歸檔。社保柜臺檔案紙質(zhì)材料,可暫不編制卷內(nèi)目錄。

 ?。ㄈ┥绫0讣闄n案按件進(jìn)行整理、歸集、裝訂、存檔。

  四、社保檔案的整理、歸檔

  各基層局要按照《廈門市社會保險業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)程》、《廈門市社會保險業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和保管期限表(地稅部分)》要求,對社保檔案進(jìn)行整理,裝訂、歸檔。檔案室應(yīng)當(dāng)對接收的檔案材料及時進(jìn)行檢查、分類、編號、入庫保管。

  社保柜臺檔案的整理、歸集可采取兩種方式:一是以“受理時間”為序進(jìn)行整理,并按“社會保險管理類別”裝訂;另一是以“業(yè)務(wù)類別”為序歸類整理,并按以下業(yè)務(wù)類別分類裝訂。


案卷題名中的材料名稱分類表(根據(jù)業(yè)務(wù)類型分) 
一級類目 業(yè)務(wù)名稱 備注說明 
社保費(fèi)管理類 單位增員  
社保費(fèi)管理類 單位減員   
社保費(fèi)管理類 個人參?!?/td>包括外來人員參保 
社保費(fèi)管理類 個人停?!?/td>包括外來人員停保 
社保費(fèi)管理類 個人信息處理 信息變更、信息合并 
社保費(fèi)管理類 居民參保 包括全民醫(yī)保、全民養(yǎng)老參?!?/td>
社保費(fèi)管理類 居民停保 包括全民醫(yī)保、全民養(yǎng)老參保 
社保費(fèi)征繳類 社保帳目處理 包括補(bǔ)繳、沖帳、費(fèi)款補(bǔ)申報、社保退費(fèi)、滯納金處理 
社保費(fèi)管理類 企業(yè)年度申報 包括在職及退休 
社保費(fèi)管理類 個人年度申報 包括在職及退休 
社保費(fèi)管理類 社保繳費(fèi)證明 社保繳費(fèi)證明 


  五、社保檔案的借閱

  各基層局要依照政府信息公開條例,做好社會保險檔案的借閱工作,為參保單位及個人提供社保檔案查詢。

 ?。ㄒ唬┥鐣kU紙質(zhì)檔案日常調(diào)閱查詢。參保單位或參保個人填寫《廈門市地稅局政府信息公開申請表》報各基層局規(guī)費(fèi)征收管理部門審批,方可調(diào)閱。其他單位及個人無權(quán)調(diào)閱他單位或他人的社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案。

 ?。ǘ┥鐣kU紙質(zhì)檔案執(zhí)法調(diào)閱查詢。執(zhí)法部門因公需要查閱社會保險紙質(zhì)檔案的,由執(zhí)法單位填寫《廈門市地稅局政府信息公開申請表》,報各基層局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可調(diào)閱。

  六、社保電子檔案管理

  社保電子檔案的歸集整理工作由信息技術(shù)分局統(tǒng)一負(fù)責(zé),按電子檔案管理的要求,定期做好備份、并按規(guī)定將備份的社保電子檔案進(jìn)行移交。

  七、其他要求

 ?。ㄒ唬└骰鶎泳謶?yīng)在每年6月底前,將上一年度保管期限為永久、100年、50年的社保檔案目錄,以電子數(shù)據(jù)(即《社會保險業(yè)務(wù)檔案案卷目錄》)報送到市局規(guī)費(fèi)征收管理處。

  (二)各基層局要依據(jù)《暫行辦法》及以上通知要求,建立和健全社保檔案室,配備專兼職檔案人員,并保持檔案人員的相對穩(wěn)定。

 ?。ㄈ└骰鶎泳忠訌?qiáng)領(lǐng)導(dǎo),高度重視社保檔案管理工作,市局規(guī)費(fèi)處將不定期對社保檔案的管理工作實(shí)施抽檢,并將社保檔案管理工作納入績效考核之中。

廈門市地方稅務(wù)局辦公室
二O一一年六月二十九日

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