2012年初級電算化基礎(chǔ)知識：會計核算軟件的要求

　　新修訂的《中華人民共和國會計法》規(guī)定：使用電子計算機進行會計核算的單位，其使用的會計軟件應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，達到國務(wù)院財政部門規(guī)定的標準，并應(yīng)當經(jīng)過相應(yīng)機關(guān)的評審?fù)ㄟ^后方可投入使用。投入使用后，必須保持會計核算軟件的相對穩(wěn)定性，不允許任何人隨意修改。

　　一、會計核算軟件的基本要求

　　根據(jù)《會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，會計核算軟件設(shè)計、應(yīng)用、維護應(yīng)當符合以下基本要求：

　　(1)合法：會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效率。

　　(2)分期：會計核算軟件應(yīng)當按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算賬目和編制會計報表。

　　(3)中文：會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

　　(4)權(quán)限：會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

　　(5)標準：會計核算軟件應(yīng)當符合GB/T19581―2004《信息技術(shù)―會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標準的要求。

　　(6)穩(wěn)定：會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。

　　(7)恢復(fù)：會計核算軟件應(yīng)當具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　(8)升級：單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應(yīng)當建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

　　(9)服務(wù)：會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務(wù)。

　　二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

　　會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入采用鍵盤手工輸入、軟盤轉(zhuǎn)入和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。另外，會計核算軟件一個功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一個功能模塊中取得，也可以根據(jù)另一功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。

　　(一)對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

　　1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標等;

　　2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項;

　　3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應(yīng)當有相應(yīng)的記錄;

　　4.定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等;

　　5.輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等;

　　(二)會計核算軟件輸入原始憑證的相關(guān)要求

　　1.輸入記賬憑證的同時，輸入相應(yīng)原始憑證;

　　2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證;

　　3.如原始憑證需要修改，會計核算軟件應(yīng)當在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進行校驗的功能。

　　(三)會計核算軟件輸入記賬憑證的相關(guān)要求

　　1.會計核算軟件應(yīng)當提供輸入記賬憑證的功能，輸入項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

　　2.在輸入記賬憑證過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：

　　(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復(fù);

　　(2)以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)當提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱;

　　(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行;

　　(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目，或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行;

　　(5)正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行。

　　(6)會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬記賬憑證進行修改和審核的功能。

　　(7)對同一張記賬憑證，應(yīng)當具有權(quán)限控制功能。

　　(四)會計核算軟件審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求

　　1.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式機內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當進行審核確認。

　　2.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。

　　3.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正，紅字可用負號“-”表示。

　　4.會計核算軟件應(yīng)當分別提供對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進行控制，即對同一張記賬憑證，應(yīng)當分別對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進行控制。

　　5.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改與審核功能。審核通過后不能對機內(nèi)憑證進行修改。在修改的過程中，也應(yīng)該給出前面要求的各項提示。

　　(五)會計核算軟件對處理外幣核算業(yè)務(wù)的相關(guān)要求

　　1.適用于外國貨幣核算業(yè)務(wù)的會計核算軟件，應(yīng)當提供輸入有關(guān)外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

　　2.采用統(tǒng)帳制核算外國貨幣的會計核算軟件，應(yīng)當提供在當期外國貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生時，輸入期初和當時的外匯牌價的功能。記賬憑證中外國貨幣金額輸入后，會計核算軟件應(yīng)當立即自動折合為記賬本位幣金額。

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　　三、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

　　(一)會計核算軟件記賬的相關(guān)要求

　　1.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬;

　　2.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證和相應(yīng)機內(nèi)原始憑證登記明細分類賬;

　　3.總分類賬和明細分類賬可以同時登記或者分別登記，可以在同一功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記;

　　4.會計核算軟件可以提供機內(nèi)會計憑證審核通過后直接登賬或成批登賬的功能;

　　5.機內(nèi)總分類賬和明細分類賬登記時，應(yīng)當計算出各會計科目的發(fā)生額和余額。

　　(二)會計核算軟件對賬、結(jié)賬的相關(guān)要求

　　1.會計核算軟件應(yīng)當具有自動進行銀行對賬并自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表的功能。

　　2.應(yīng)當具有機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結(jié)賬的功能。

　　3.機內(nèi)總分類賬和明細分類賬可以同時結(jié)賬，也可以由處理明細分類賬的模塊先結(jié)賬、處理總分類賬的模塊后結(jié)賬。

　　4.機內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當與機內(nèi)明細分類賬進行核對，如果不一致，總分類賬不能結(jié)賬。

　　(三)會計核算軟件生成報表的相關(guān)要求

　　會計核算軟件應(yīng)當提供符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的自動編制會計報表的功能。

　　(四)會計核算軟件提供的其他數(shù)據(jù)處理功能

　　通用會計核算軟件應(yīng)當同時提供國家統(tǒng)一會計制度允許使用的多種會計核算方法供用戶選擇。

　　會計軟件應(yīng)當采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)的未授權(quán)訪問、復(fù)制、篡改和刪除。

　　四、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

　　(一)會計核算軟件提供查詢的相關(guān)要求

　　1.查詢機內(nèi)總分類會計科目和明細分類科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和余額等項目;

　　2.查詢本期已經(jīng)輸入并登賬和未登帳的機內(nèi)記賬憑證、原始憑證;

　　3.查詢機內(nèi)本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬;

　　4.查詢往來賬款項目的結(jié)算情況;

　　5.查詢本期和以前各期的會計報表。

　　(二)會計核算軟件對機內(nèi)數(shù)據(jù)的打印輸出要求

　　1.會計核算軟件應(yīng)當提供機內(nèi)記賬憑證打印輸出的功能，打印格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。

　　2.會計核算軟件可以提供機內(nèi)原始憑證打印輸出的功能，打印輸出原始憑證的格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。

　　3.會計核算軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。

　　4.在機內(nèi)總分類賬和明細分類賬的直接登帳依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額對照表替代。

　　5.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。

　　6.會計核算軟件可以提供機內(nèi)會計賬簿的滿頁打印輸出功能。

　　7.打印輸出的機內(nèi)會計賬簿、會計報表，如果是根據(jù)已結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，則應(yīng)當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區(qū)別。

　　(三)會計核算軟件提供的其他數(shù)據(jù)輸出要求

　　1.根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能。

　　2.會計年度終了進行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬盤或者軟盤等存儲介質(zhì)的強制備份功能。

　　五、會計核算軟件必須保證機內(nèi)數(shù)據(jù)的安全

　　防止非指定人員擅自使用的功能和對指定操作人員實行使用權(quán)限控制的功能。

　　對存儲的數(shù)據(jù)文件和程序文件，加密措施。

　　利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)。

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