《初級(jí)電算化》基礎(chǔ)知識(shí)講義：用友軟件操作(2)

更新時(shí)間：2012-05-23 09:00:35 來(lái)源：|0

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　　第二節(jié) 系統(tǒng)初始化

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過(guò)本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求掌握在會(huì)計(jì)軟件初始化過(guò)程中設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置憑證類(lèi)別以及輸入期初余額的方法。類(lèi)似于手工核算中的建賬工作。

　　一、概述

　　1.系統(tǒng)初始化是指將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)變成專(zhuān)用會(huì)計(jì)軟件，并將手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移至到計(jì)算機(jī)中的一系列準(zhǔn)備工作，這是使用財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)�？傎~系統(tǒng)初始化一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置憑證類(lèi)別、錄入期初余額等操作。

　　2.系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會(huì)計(jì)電算化工作的效果。

　　3.總賬系統(tǒng)初始化一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置憑證類(lèi)別、錄入期初余額等操作。

　　4.系統(tǒng)初始化操作流程：設(shè)置基礎(chǔ)檔案→設(shè)置會(huì)計(jì)科目→設(shè)置憑證類(lèi)別→錄入期初余額

　　5.啟動(dòng)并注冊(cè)用友Tong2005。

　　二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案

　　設(shè)置基礎(chǔ)檔案包括設(shè)置部門(mén)檔案、設(shè)置職員檔案、設(shè)置客戶(hù)檔案、設(shè)置供應(yīng)商檔案、設(shè)置外幣及匯率、設(shè)置結(jié)算方式等。這些檔案信息將在設(shè)置會(huì)計(jì)科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。

　　(一)設(shè)置部門(mén)檔案

　　在會(huì)計(jì)核算中，往往需要按部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)、匯總和管理, 從下一級(jí)自動(dòng)向有隸屬關(guān)系的上一級(jí)進(jìn)行匯總。部門(mén)檔案是設(shè)置會(huì)計(jì)科目中要進(jìn)行部門(mén)核算的部門(mén)名稱(chēng)，以及要進(jìn)行個(gè)人核算的往來(lái)個(gè)人所屬的部門(mén)。

　　掌握操作步驟：“增加→輸入信息→保存→退出”。

　　(二)設(shè)置職員檔案

　　職員檔案主要用于本單位職員的個(gè)人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個(gè)人往來(lái)核算和管理等操作。掌握操作步驟。

　　操作提示：輸入一個(gè)職員的檔案信息之后，必須敲回車(chē)換行才能保存。

　　(三)設(shè)置客戶(hù)檔案

　　建立客戶(hù)檔案直接關(guān)系到對(duì)客戶(hù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。在銷(xiāo)售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶(hù)檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時(shí)如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整。

　　如果企業(yè)需要進(jìn)行往來(lái)賬管理，必須將企業(yè)中客戶(hù)的詳細(xì)信息錄入客戶(hù)檔案中。客戶(hù)檔案主要包括“客戶(hù)編號(hào)”、“開(kāi)戶(hù)銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級(jí)等其他信息。掌握操作步驟。注意必須先選擇末級(jí)分類(lèi)，然后才能輸入客戶(hù)檔案。如果企業(yè)需要進(jìn)行往來(lái)賬管理，必須將企業(yè)中客戶(hù)的詳細(xì)信息錄入客戶(hù)檔案中。

　　(四)設(shè)置供應(yīng)商檔案

　　如果企業(yè)需要進(jìn)行往來(lái)賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案。在采購(gòu)管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，平時(shí)如有變動(dòng)要及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整。

　　提示：必須先選擇末級(jí)分類(lèi)，然后才能輸入客戶(hù)檔案。

　　(五)設(shè)置外幣及匯率

　　匯率管理是為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率的數(shù)值，并不決定在制單時(shí)究竟是使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率是由帳簿初始化設(shè)置決定的。

　　(六)設(shè)置結(jié)算方式

　　為便于管理和提高銀行對(duì)賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來(lái)建立在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的結(jié)算方式。

　　結(jié)算方式設(shè)置主要包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱(chēng)、票據(jù)管理標(biāo)志等。票據(jù)管理標(biāo)志是軟件為輔助出納對(duì)銀行結(jié)算票據(jù)而設(shè)置的功能，類(lèi)似與手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。

　　【例題5-9】判斷題：輸入客戶(hù)檔案時(shí)，不用選擇客戶(hù)分類(lèi)，可直接輸入客戶(hù)檔案。( )

　　正確答案：×

　　解析：輸入客戶(hù)檔案時(shí)，必須先選擇末級(jí)分類(lèi)，然后才能輸入客戶(hù)檔案。

　　【例題5-10】多選題：設(shè)置基礎(chǔ)檔案時(shí)，主要包括的項(xiàng)目有( )。

　　A.設(shè)置職員檔案 B.設(shè)置客戶(hù)檔案 C.設(shè)置供應(yīng)商檔案 D.設(shè)置部門(mén)檔案

　　正確答案：ABCD

　　解析：此四項(xiàng)均是基礎(chǔ)檔案設(shè)置中比較重要的內(nèi)容。

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　　三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

　　(一)建立會(huì)計(jì)科目

　　1. 會(huì)計(jì)科目編碼�？颇烤幋a就是按科目編碼方案對(duì)每一科目的編碼進(jìn)行定義。設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目編碼首先從一級(jí)科目開(kāi)始，逐級(jí)向下設(shè)置明細(xì)科目。通常的方法是同級(jí)科目按順序排列，以序號(hào)作為本級(jí)科目編碼，加上一級(jí)科目編碼后，組成本級(jí)科目全編碼。即：

　　本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼

　　如銀行存款1002，銀行存款中工行存款為100201

　　2.會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)。會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)是指會(huì)計(jì)科目的漢字名稱(chēng)，是證、賬、表上顯示和打印的標(biāo)志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志。在定義科目名稱(chēng)時(shí)，必須按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定的科目名稱(chēng)輸入，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，且避免重名。

　　3.科目類(lèi)型。按照會(huì)計(jì)科目性質(zhì)對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行劃分。按會(huì)計(jì)制度規(guī)定，科目類(lèi)型分為五大類(lèi)，即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會(huì)計(jì)科目的類(lèi)型，這是計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)匯總的依據(jù)。

　　4.賬頁(yè)格式。即根據(jù)會(huì)計(jì)核算的需要對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行格式定義，賬頁(yè)格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類(lèi)。

　　5.輔助賬設(shè)置。輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個(gè)人往來(lái)、客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目核算等，另外還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。如：“原材料”“應(yīng)收賬款”“應(yīng)付賬款”賬戶(hù)。

　　例：借：原材料―甲材料

　　貸：應(yīng)付賬款―北京華遠(yuǎn)

　　(二)修改和刪除會(huì)計(jì)科目

　　1. 如果需要對(duì)原有會(huì)計(jì)科目的某些項(xiàng)目進(jìn)行修改，譬如賬頁(yè)格式、輔助核算、匯總打印、封存標(biāo)識(shí)等，可以通過(guò)“修改”功能來(lái)完成。如果需要?jiǎng)h除原有會(huì)計(jì)科目，可通過(guò)“刪除”功能完成。要修改和刪除某會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先選中該會(huì)計(jì)科目。

　　2.修改或刪除會(huì)計(jì)科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級(jí)科目，然后再刪除或修改本級(jí)科目。

　　3.修改或刪除會(huì)計(jì)科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級(jí)及其下一級(jí)科目的期初余額(改為0)，然后再刪除或修改本級(jí)科目。

　　4.科目一經(jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級(jí)處理，此時(shí)，只能增加同級(jí)科目，而不能在該科目增設(shè)下級(jí)科目。

　　(三)指定會(huì)計(jì)科目

　　指定會(huì)計(jì)科目是指定出納專(zhuān)管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。

　　【例題5-10】單選題：“管理費(fèi)用”科目通常設(shè)置的輔助核算是( )。

　　A.個(gè)人往來(lái) B.部門(mén)核算 C.項(xiàng)目核算 D.客戶(hù)往來(lái)

　　正確答案：B

　　解析：各單位對(duì)于管理費(fèi)用通常是按部門(mén)進(jìn)行預(yù)算控制的，因此對(duì)于管理費(fèi)用科目應(yīng)設(shè)置部門(mén)輔助核算。

　　【例題5-11】判斷題：刪除會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)先刪除上一級(jí)科目，然后再刪除本級(jí)科目。( )

　　正確答案：×

　　解析：修改或刪除會(huì)計(jì)科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級(jí)科目，然后再刪除或修改本級(jí)科目。

　　【例題5-12】在用友財(cái)務(wù)軟件中，建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，輸入的基本內(nèi)容包括( )。

　　A.科目編碼 B.科目名稱(chēng) C.科目類(lèi)型 D.賬頁(yè)格式

　　正確答案：ABCD

　　解析：在財(cái)務(wù)軟件中，建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，輸入的基本內(nèi)容不僅包括此四項(xiàng)信息，還包括科目的性質(zhì)、輔助核算等信息。

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　　四、設(shè)置憑證類(lèi)別

　　(一)通常，系統(tǒng)提供五種常用分類(lèi)方式供用戶(hù)選擇：

　　1. 記賬憑證

　　2. 收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證

　　3. 現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證

　　4. 現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證

　　5. 自定義憑證類(lèi)別

　　提示：憑證分類(lèi)不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類(lèi)，即只設(shè)置“記賬憑證”一種類(lèi)別。

　　(二)某些類(lèi)別的憑證在制單時(shí)對(duì)科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類(lèi)型：

　　1. 借方必有

　　2. 貸方必有

　　3. 憑證必有

　　4. 憑證必?zé)o

　　5. 無(wú)限制

　　(三)限制科目由用戶(hù)輸入，可以是任意級(jí)次的科目，科目之間用逗號(hào)分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復(fù)錄入�？梢圆辉O(shè)置限制科目。

　　(四)在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類(lèi)別的設(shè)置;已使用的憑證類(lèi)別不能刪除，也不能修改類(lèi)別字;如果限制科目為非末級(jí)科目，則在制單時(shí)，其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。

　　五、輸入期初余額

　　在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2000年4月開(kāi)始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計(jì)發(fā)生額計(jì)算出來(lái)，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額;若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

　　期初余額錄入是將手工會(huì)計(jì)資料錄入到計(jì)算機(jī)的過(guò)程之一。余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開(kāi)始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號(hào)。

　　期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。

　　(一)總賬期初余額錄入

　　對(duì)于沒(méi)有設(shè)置輔助核算的科目可以直接錄入期初余額。

　　(二)輔助科目期初余額錄入

　　在錄入期初余額時(shí)，對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地為其開(kāi)設(shè)輔助賬頁(yè)。與此相對(duì)應(yīng)，在輸入期初余額時(shí)，這類(lèi)科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來(lái)地，也就是說(shuō)不能直接輸入總賬期初數(shù)。

　　(三)試算平衡

　　期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。

　　【例題5-13】判斷題：輸入期初余額時(shí)，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)需要手工輸入。( )

　　正確答案：×

　　解析：輸入期初余額時(shí)，余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開(kāi)始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出來(lái)的，不需要手工輸入。

　　【例題5-14】多選題：下列關(guān)于期初余額的描述中，正確的有( )。

　　A.所有科目都必須輸入期初余額

　　B.紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號(hào)

　　C.期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證

　　D.如果已經(jīng)記過(guò)賬，則還可修改期初余額。

　　正確答案：BC

　　解析：并不是所有的科目都輸入期初余額，對(duì)于損益類(lèi)科目一般沒(méi)有期初余額。如果已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。