2010初級電算化預(yù)習(xí)：會計(jì)電算化基本要求(10)

更新時(shí)間：2010-03-16 08:44:00 來源：|0

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　　會計(jì)電算化檔案的基本要求

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握會計(jì)電算化檔案的相關(guān)知識以及保管時(shí)應(yīng)注意的問題。

　　【內(nèi)容講解】

　　一、電算化檔案管理的主要任務(wù)轉(zhuǎn)自環(huán) 球網(wǎng) 校edu24ol.com

　　會計(jì)電算化檔案管理的主要任務(wù)，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會計(jì)檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。

　　二、電算化會計(jì)檔案的內(nèi)容

　　電算化會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。

　　存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)存儲的會計(jì)賬簿或報(bào)表，具有磁性和不可見的特點(diǎn)，作為會計(jì)檔案保存時(shí)，其保存期限應(yīng)與《會計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會計(jì)賬簿、報(bào)表)相一致。

　　采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計(jì)檔案保存，保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。

　　系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。對會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。

　　三、記賬憑證的生成與管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：

　　1、將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計(jì)人員工作規(guī)則》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2、手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。

　　四、會計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

　　1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。

　　2、一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。

　　3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對照表”替代。

　　4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。

　　5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。