會(huì)計(jì)從業(yè)：第十章會(huì)計(jì)檔案

第十章

本章內(nèi)容簡介：
　　本章介紹的是會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)知識(shí)，主要包括五部分內(nèi)容：
　?。?FONT face=宋體>1）會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容；（2）會(huì)計(jì)檔案的歸檔；（3）會(huì)計(jì)檔案的保管期限；（4）會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制；（5）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。
　　本章分值及題型：
　　本章內(nèi)容非常少，分值也不多，大約在3分左右。主要題型是選擇題和判斷題，也可能涉及簡答題。
　　本章重點(diǎn)：（1）會(huì)計(jì)檔案的保管期限；（2）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。

　　一、會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容
　　（一）概念：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
　?。ǘ﹥?nèi)容：會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。其中，會(huì)計(jì)憑證包括記賬憑證、原始憑證、匯總憑證等；會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿等；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明（財(cái)務(wù)情況說明書）等；其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
　　主要掌握下列內(nèi)容：
　　1.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年；期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
　　2.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天（1月1日）算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。具體情況參見教材171頁。
　　會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
　　各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
　　1.需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)（決算）。
　　2.保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。
　　3.保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)憑證類；總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款）；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證；各種完稅憑證和繳退庫憑證；財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。
　　4.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫、退庫憑證；各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表；財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)撥貸款年報(bào)；稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）。
　　5.保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對(duì)賬單；財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表；行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表。
　　6.保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)。

　　四、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
　　主要掌握下列內(nèi)容：
　?。ㄒ唬└鲉挝槐４娴臅?huì)計(jì)檔案不得借出；
　?。ǘ┤缬刑厥庑枰?jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)；
　　（三）查閱和復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
　　主要掌握下列內(nèi)容：
　　（一）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；
　?。ǘ╀N毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人；
　?。ㄈ?duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽查立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；
　?。ㄋ模┱陧?xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

　　課堂練習(xí)題
　　1.下列屬于會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容的是（?。?/FONT>
　　A.原始憑證
　　B.總分類賬
　　C.財(cái)務(wù)情況說明書
　　D.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
　　
　　答案：ABCD
　　解析：會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。其中，選項(xiàng)A屬于會(huì)計(jì)憑證，選項(xiàng)B屬于會(huì)計(jì)賬簿；選項(xiàng)C屬于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的一部分；其他會(huì)計(jì)資料包括選項(xiàng)D。
　　2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管五年。（?。?/FONT>
　　
　　答案：×
　　解析：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年。
　　3.下列說法正確的是（?。?/FONT>
　　A.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)需要保管15年
　　B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表需要保管5年
　　C.固定資產(chǎn)卡片賬應(yīng)保管15年
　　D.現(xiàn)金日記賬需要保管15年

　　答案：B
　　解析：選項(xiàng)A應(yīng)該永久保存；選項(xiàng)C應(yīng)該在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后應(yīng)繼續(xù)保存5年，選項(xiàng)D需要保管25年。
　　4.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，但如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以借出。（?。?/FONT>
　　　　答案：×
　　解析：各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
　　5.對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案可以直接銷毀。（?。?/FONT>
　
　　答案：×
　　解析：對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽查立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。

　　本章內(nèi)容總結(jié)
　　本章介紹的是會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)知識(shí)，主要包括五部分內(nèi)容：
　?。?FONT face=宋體>1）會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容；（2）會(huì)計(jì)檔案的歸檔；（3）會(huì)計(jì)檔案的保管期限；（4）會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制；（5）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。
　　會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年；期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出；如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱和復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
　　銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽查立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。