信息系統(tǒng)項目管理師新大綱范文之項目成本管理

【摘要】

2016年 7月，我參加了╳╳市物價局發(fā)起的“智慧物價”信息綜合管理平臺系統(tǒng)的建設(shè)工作，擔(dān)任承建方項目經(jīng)理，該信息綜合管理平臺系統(tǒng)的主要功能有括價格監(jiān)測預(yù)警、價格應(yīng)急監(jiān)測、價格監(jiān)督檢查、商品價格管理、價格認(rèn)證管理、成本信息管理、價格信息發(fā)布、價格行政審批、價格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報聯(lián)動、價格信息互動服務(wù)、收費管理、協(xié)同辦公平臺及物價門戶網(wǎng)站等 14個業(yè)務(wù)管理模塊，建設(shè)費用 780萬元，系統(tǒng)上線之前用單一系統(tǒng)來進(jìn)行信息管理與業(yè)務(wù)處理，信息孤立、統(tǒng)計繁瑣、周期長，該項目于 2017年 6月通過了業(yè)主方的驗收上線運行后 ,贏得了用戶的一致好評，使項目獲得了圓滿成功。本文結(jié)合我的實際經(jīng)驗 ,以該項目為例 ,討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的成本管理 ,主要從以下幾個方面進(jìn)行了闡述 :規(guī)劃成本管理、成本估算、制定預(yù)算、控制成本等內(nèi)容，有效提高了成本管理水平，滿足了項目干系人需求和期望。

【正文】

╳╳市“智慧物價”信息綜合管理平臺系統(tǒng)項目是在政府加強(qiáng)對市場物價調(diào)控能力的背景下于 2016年 7月由╳╳市物價局啟動的，我公司中標(biāo)該項目，中標(biāo)金額為 780萬元，其中軟件部分為 360萬元。本人在該項目中擔(dān)任項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項目的全面管理。項目歷時一年于 2017年 6月通過客戶方的驗收。

該項目旨在建立一套集物價信息采集、分析、處理、發(fā)布于一體的系統(tǒng)，包括價格監(jiān)測預(yù)警、價格應(yīng)急監(jiān)測、價格監(jiān)督檢查、商品價格管理、價格認(rèn)證管理、成本信息管理、價格信息發(fā)布、價格行政審批、價格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報聯(lián)動、價格信息互動服務(wù)、收費管理、協(xié)同辦公平臺及物價門戶網(wǎng)站等十四個子模塊，涵蓋了該單位的主要業(yè)務(wù)工作。系統(tǒng)采用 J2EE體系結(jié)構(gòu)，可實現(xiàn) B/S、手機(jī)客戶端等多客戶端接入，開發(fā)環(huán)境采用 eclipse(Helios Service Release 1)，數(shù)據(jù)庫采用 Oracle11g。

由于該系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大(涵蓋物價部門幾乎所有業(yè)務(wù))，建設(shè)時間緊(建設(shè)期限為一年)，涉及的干系人多(內(nèi)部干系人包括項目組各類成員、公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員，外部干系人不僅包括市局各科室，也包括 12個區(qū)縣物價局的相關(guān)人員、運營商等)，參與的項目成員多(高峰時達(dá)到 60人，我將小組成員分為硬件集成部署組、數(shù)據(jù)中心組、軟件開發(fā)組、平臺測試組(四個小組)，采購的貨物眾多(網(wǎng)絡(luò)及安全設(shè)備、存儲設(shè)備、服務(wù)器、負(fù)載均衡、統(tǒng)一認(rèn)證、虛擬化平臺、數(shù)據(jù)庫、觸摸屏、信息采集設(shè)備等)等特點，為了保證項目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項目組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項目管理，特別是出色的成本管理，帶領(lǐng)項目團(tuán)隊全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效，取得了項目的成功。本文將圍繞該項目的成本管理進(jìn)行重點討論。

一、規(guī)劃成本管理我們知道，項目成本管理就是對項目費用進(jìn)行規(guī)劃、估算、預(yù)算和控制，從而保證項目能在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完成各項工作。因此，為了保證項目能完成預(yù)定的目標(biāo)，必須加強(qiáng)對項目實際發(fā)生成本的控制，因為一旦項目成本失控，就難以在預(yù)算內(nèi)完成項目。而一旦預(yù)算超支，項目利潤就會減少甚至根本沒有利潤。而企業(yè)是以贏利為目的的，如果企業(yè)利潤很薄或沒有利潤，則企業(yè)的生存和發(fā)展無疑就會受到嚴(yán)重威脅。因此，對項目成本的有效管控是攸關(guān)企業(yè)生死的問題，非常重要。

鑒于此認(rèn)識，項目一開始我就高度重視成本管理工作，謀定而動，從制定成本管理計劃開始，根據(jù)我對成本管理所需要的活動的理解，依據(jù)《項目工作說明書》和項目合同等文件，制定了成本管理計劃，包括成本管理的基本流程、成本估算的方法、預(yù)算編制的原則、成本控制的方法和流程，以及成本績效報告的格式和匯報頻率等。我們制定的成本管理的基本流程是：第一步，項目經(jīng)理組織成本估算。第二步，高層審批估算，確定預(yù)算，項目經(jīng)理按進(jìn)度計劃分配預(yù)算形成成本基線。第三步，根據(jù)基線對成本進(jìn)行控制。上述成本管理的三個過程相輔相成，既一環(huán)扣一環(huán)，又各有側(cè)重點，都很重要，任一過程都不能偏廢，都要做好，整個成本管理的工作才能做好，下面介紹我的具體做法：

二、成本估算

成本估算是指對完成項目各項活動所必須的各種資源的成本做出近似的估

算。在制定《項目范圍說明書》和《工作分解結(jié)構(gòu)》的基礎(chǔ)上，結(jié)合風(fēng)險識別和風(fēng)險分析的成果，基于《項目活動清單》我們對項目的成本進(jìn)行了估算。對于需要采購的設(shè)備和軟件我們根據(jù)投標(biāo)時與廠商達(dá)成的采購價格計算，相對比較簡單，我們核算出的成本為 120萬元。而對于軟件開發(fā)部分，當(dāng)初投標(biāo)的時候，由于我公司在物價行業(yè)沒有做過項目，沒有先前開發(fā)的項目可以直接比較，結(jié)果是拿我公司在其它相近行業(yè)的項目來進(jìn)行類比，估算出一個大致的開發(fā)成本，現(xiàn)在不能直接照搬，需要重新進(jìn)行有根據(jù)的估算。我們知道，相對準(zhǔn)確的項目成本估算是成本管理的基礎(chǔ)，非常重要，這是該項目我們遇到的一個較大挑戰(zhàn)。針對該項目的實際情況，我們最后采用了 IFPUG功能點分析法，根據(jù)軟件需求規(guī)格說明書及 IFPUG功能點分析法的操作規(guī)程，估算要開發(fā)系統(tǒng)的功能點數(shù)，再從每個功能點的功能類型和復(fù)雜度兩個維度，參考業(yè)界單功能點開發(fā)時長，測算出項目工作量。按照該方法，我們測算的項目軟件開發(fā)工作量為 275人月(該工作量通過了公司軟件開發(fā)工作量評審小組的評審)，人員平均工資按照財務(wù)部提供的數(shù)據(jù)為 8000元/人月，計算得出的成本為 220萬元。根據(jù)我們的工程經(jīng)驗，結(jié)合本項目的風(fēng)險特征，我們考慮了 10%的應(yīng)急儲備金和 5%的管理儲備金，估算出軟件開發(fā)部分的總預(yù)算為 253萬元。項目的總成本就是軟件開發(fā)和采購部分的費用合計，為 373萬元，我們將最終的估算結(jié)果提交給評審小組進(jìn)行評審，上報給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。由于估算工作做得扎實，最后實際的成本僅僅超過了 4%。

三、制定預(yù)算

制定成本預(yù)算是將項目的成本估算分配到項目的各項具體工作上，以確定項目各項工作和活動的成本定額，制定項目成本控制標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定項目意外成本的劃分與使用規(guī)則的一項項目管理工作。由于成本估算工作做得比較細(xì)，評估依據(jù)也比較充分，預(yù)算順利通過了公司項目工作量評審小組的評審和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。之后我們根據(jù)項目進(jìn)度計劃、采購計劃和項目資源日歷，并采用資金限制平衡等工具和技術(shù)對預(yù)算進(jìn)行了分?jǐn)?，逐項分?jǐn)偟焦ぷ靼?，并制定了工作包成本控制?biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上再次將預(yù)算分?jǐn)偟矫總€項目活動中，確定每一項預(yù)算的支出時間，最終形成項目時間點對應(yīng)的項目累計支出，即成本基準(zhǔn)，并描繪出了成本基準(zhǔn)的 “S曲線”為日后的成本控制提供依據(jù)。由此可見，我們所進(jìn)行的成本預(yù)算即是對成本估算的細(xì)化，又是為成本控制提供依據(jù)。當(dāng)然，在項目的執(zhí)行過程中，我們根據(jù)項目的實際情況，對成本基準(zhǔn)的“ S曲線”也進(jìn)行過修正。

四、控制成本

控制成本是指項目組織為保證在變化的條件下實現(xiàn)其預(yù)算成本，按照事先擬定的計劃和標(biāo)準(zhǔn)，通過采用各種方法，對項目實施過程中發(fā)生的各種實際成本與計劃成本進(jìn)行對比、檢查、監(jiān)督、引導(dǎo)和糾正，盡量使項目的實際成本控制在計劃和預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。前面的計劃工作做好只是基礎(chǔ)，最終要看計劃的執(zhí)

行情況，這也是最能體現(xiàn)項目經(jīng)歷管理能力的方面，這也是我在該項目中另一個

重要的挑戰(zhàn)。

在本項目中我們遵循下面的步驟進(jìn)行成本控制工作：第一步，定期評估成本績效。第二步，根據(jù)評估結(jié)果確定成本控制措施。第三步，跟蹤成本控制措施的實施效果。第四步，調(diào)整和優(yōu)化成本控制措施。上述過程持續(xù)不斷地循環(huán)進(jìn)行。在項目的執(zhí)行過程中，我們一般半月進(jìn)行一次成本績效評估，采用項目績效報告等形式跟蹤項目進(jìn)度和費用情況。報告績效時，我們采用掙值技術(shù)，每二周將 PV(計劃值)、 AC(實際值)和 EV(掙值)繪制成“ S曲線”，并根據(jù) PV、 AC和 EV及其它相關(guān)信息進(jìn)行項目偏差分析和趨勢分析，根據(jù)偏差情況及時采取相應(yīng)的成本控制措施，本項目我們采用過的成本控制措施有加班、調(diào)整人力資源、實施技能培訓(xùn)和選用更高效的技術(shù)等。例如在項目進(jìn)行到中期的時候，我們進(jìn)行了一次績效測量， PV=200萬元， AC=190萬元， EV=180萬元，計算得出 SV=EV—PV=180—200=—20元， CV=EV—AC=180—190=—10萬元，由此得出進(jìn)度落后，成本超支。為此我們采取了幾項措施，主要包括：向公司要求增派高效的人手，內(nèi)部進(jìn)行了幾期培訓(xùn)，對活動安排進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，增加活動進(jìn)行的并行度等，取得了明顯的效果，一個月后，成本和進(jìn)度都達(dá)到了計劃的要求。

當(dāng)然，如果確屬成本基線制訂不夠合理，我們會通過變更控制流程申請對成本基線的變更，以保證成本基線始終對成本的控制具有指導(dǎo)作用，本項目我們共計進(jìn)行了二次成本基線的變更。另外，對于一些重要的里程碑或階段，我們都會根據(jù)項目當(dāng)前的績效，對完工估算進(jìn)行預(yù)測，并寫入績效報告中及時通知干系人，以利于獲取他們的支持。

╳╳市“智慧物價”信息管理系統(tǒng)項目于 2017年 6月 20日全部上線并順利通過了用戶的驗收，在合同規(guī)定的日期前 10天左右圓滿完成了各項任務(wù)，至今已運行 5個多月的時間，運行狀況良好，得到用戶的一致好評。項目完成后，我們對項目的成本管理進(jìn)行了認(rèn)真回顧，我總結(jié)出信息系統(tǒng)項目成本管理應(yīng)重點關(guān)注以下幾個方面：要有一套行之有效的流程來進(jìn)行成本管理;要選用性價比最高的人力資源，要進(jìn)行人員技能培訓(xùn)，實現(xiàn)了人才和工作的最佳匹配，因為人員技能提高了，并把合適的人放在合適的崗位，這樣才能提高工作效率，從而降低成本;費用估算要科學(xué)和合理，估算依據(jù)要完整和可信，要充分考慮了風(fēng)險;要采用合適的監(jiān)控手段和工具，監(jiān)控要到位，發(fā)現(xiàn)偏差時要采取合適的措施，要能在盡可能短的時間內(nèi)解決。

然而，在本項目的成本管理方面，也存在一些不足和教訓(xùn)，主要有：成本估算分類科目不夠全面，雖然我們將總成本分成了直接成本和間接成本，有些成本科目特別是間接成本的一些科目之前還是沒有預(yù)計到，例如公司內(nèi)部分?jǐn)偟囊恍┒惤?、額外福利等費用，導(dǎo)致實際費用有所超支;成本預(yù)算過程缺少歷史項目數(shù)據(jù)的參考，隨意性強(qiáng)，雖然也應(yīng)用了 Project工具進(jìn)行支持，但主要還是依靠人員過去的經(jīng)驗，預(yù)算結(jié)果對人員的依賴性很強(qiáng);在成本控制過程中采取的一些糾

偏措施不是很恰當(dāng)，比如有時為了控制某個時間點上費用不超支而采用趕工，由

于管控不當(dāng)導(dǎo)致了少量返工，浪費了原本可以節(jié)省的一些成本。

深刻地記住這些經(jīng)驗，汲取其中的教訓(xùn)，在以后的項目管理實踐中不斷改進(jìn)，相信通過不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項目管理能力一定可以得到不斷提高。