監(jiān)理工程師監(jiān)理概論:建設(shè)工程文件檔案資料管理職責(zé)

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　　建設(shè)工程文件檔案資料管理職責(zé)

　　建設(shè)工程檔案資料的管理涉及到建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對(duì)于一個(gè)建設(shè)工程而言，歸檔有三方面含義：

　　(1)建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交;

　　(2)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交;

　　(3)建設(shè)單位按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328―2001)要求，將匯總的該建設(shè)工程文件檔案向地方城建檔案管理部門移交。

　　(一)通用職責(zé)

　　(1)工程各參建單位填寫的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗(yàn)收規(guī)范、工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)。

　　(2)工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真書寫，字跡清楚，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無(wú)未了事項(xiàng)。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。

　　(3)工程檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理，建設(shè)工程項(xiàng)目各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案資料的全過(guò)程組織工作并負(fù)責(zé)審核，各相關(guān)單位檔案管理員負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集、整理工作。

　　(4)對(duì)工程檔案資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。

　　(二)建設(shè)單位職責(zé)

　　(1)在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求;

　　(2)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔;

　　(3)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作;也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作;

　　(4)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案;

　　(5)在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙�檔案管理部門對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收;未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收;

　　(6)對(duì)列入當(dāng)?shù)爻墙�檔案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙�檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件;

　　(7)必須向參與工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)工程有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全;

　　(8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作;負(fù)責(zé)組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位完成，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照所在地相關(guān)文件執(zhí)行。

　　例：列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后( )個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙�檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件。

　　A.1

　　B.3

　　C.6

　　D.12

　　答案：B

　　(三)監(jiān)理單位職責(zé)

　　(1)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項(xiàng)目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。

　　(2)監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查;在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

　　(3)可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。

　　(4)編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時(shí)間，應(yīng)按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328―2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時(shí)移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319―2000)的要求，及時(shí)由項(xiàng)目監(jiān)理部提供。

　　例：對(duì)施工單位工程文件的形成、積累、立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查是( )的職責(zé)。

　　A.建設(shè)單位和施工總承包單位

　　B.監(jiān)理單位和施工總承包單位

　　C.建設(shè)單位和監(jiān)理單位

　　D.地方城建檔案管理部門

　　答案：C

　　例：監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)工程文件檔案資料的管理職責(zé)是( )。

　　A.收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，立卷歸檔

　　B.提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙�檔案管理部門對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收

　　C.對(duì)施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)管、檢查

　　D.負(fù)責(zé)組織竣工圖的繪制工作

　　答案：C

　　(四)施工單位職責(zé)

　　(1)實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立、健全施工文件管理崗位責(zé)任制，配備專職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作。工程項(xiàng)目的施工文件應(yīng)設(shè)專門的部門(專人)負(fù)責(zé)收集和整理。

　　(2)建設(shè)工程實(shí)行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總承包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交，各承包單位應(yīng)保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。

　　(3)可以按照施工合同的約定，接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織、編制工作。

　　(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。

　　(5)負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對(duì)施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。

　　(五)地方城建檔案管理部門職責(zé)

　　(1)負(fù)責(zé)接收和保管所轄范圍應(yīng)當(dāng)永久和長(zhǎng)期保存的工程檔案和有關(guān)資料。

　　(2)負(fù)責(zé)對(duì)城建檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實(shí)施。

　　(3)列入向本部門報(bào)送工程檔案范圍的工程項(xiàng)目，其竣工驗(yàn)收應(yīng)有本部門參加并負(fù)責(zé)對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。

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