建設(shè)工程文件檔案資料管理

職責(zé)

通用

(1)工程各參建單位填寫(xiě)的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗(yàn)收規(guī)范、工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)
(2)工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并應(yīng)按專(zhuān)業(yè)歸類(lèi)，認(rèn)真書(shū)寫(xiě)，字跡清楚，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無(wú)未了事項(xiàng)；表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類(lèi)
(3)工程檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理，建設(shè)工程項(xiàng)目各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案資料的全過(guò)程組織工作并負(fù)責(zé)審核，各相關(guān)單位檔案管理員負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集、整理工作
(4)對(duì)工程檔案資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任

建設(shè)單位

(1)在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求
(2)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔
(3)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作
(4)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案
(5)在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門(mén)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收
(6)對(duì)列入當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門(mén)接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門(mén)移交一套符合規(guī)定的工程文件
(7)必須向參與工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)工程有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全
(8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作；負(fù)責(zé)組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位完成，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照所在地相關(guān)文件執(zhí)行

監(jiān)理單位

(1)應(yīng)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項(xiàng)目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專(zhuān)人具體實(shí)施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔
(2)監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類(lèi)有序；在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查
(3)可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作
(4) 編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時(shí)間，應(yīng)按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)和各地城建檔案管理部門(mén)的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時(shí)移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門(mén)需要的監(jiān)理檔案，按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》 (GB50319-2000)的要求，及時(shí)由項(xiàng)目監(jiān)理部提供

施工單位

(1)實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全施工文件管理崗位責(zé)任制，配備專(zhuān)職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作；工程項(xiàng)目的施工文件應(yīng)設(shè)專(zhuān)門(mén)的部門(mén)(專(zhuān)人)負(fù)責(zé)收集和整理
(2) 建設(shè)工程實(shí)行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總承包單位；建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交，各承包單位應(yīng)保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程
(3)可以按照施工合同的約定，接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織、編制工作
(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收

施工單位

(5)負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門(mén)的要求，但應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門(mén)有關(guān)要求確定，如建設(shè)單位對(duì)施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定

地方城建檔案管理部門(mén)職責(zé)

(1)負(fù)責(zé)接收和保管所轄范圍應(yīng)當(dāng)永久和長(zhǎng)期保存的工程檔案和有關(guān)資料
(2)負(fù)責(zé)對(duì)城建檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實(shí)施
(3)列入向本部門(mén)報(bào)送工程檔案范圍的工程項(xiàng)目，其竣工驗(yàn)收應(yīng)由本部門(mén)參加并負(fù)責(zé)對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收

內(nèi)容

建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收

(1)列入城建檔案管理部門(mén)檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理部門(mén)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理部門(mén)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收
(2)城建檔案管理部門(mén)在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：
1)工程檔案分類(lèi)齊全、系統(tǒng)完整
2)工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況
3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定
4)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章
5)文件的形成、來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備
6)文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求
工程檔案由建設(shè)單位進(jìn)行驗(yàn)收，屬于向地方城建檔案管理部門(mén)報(bào)送工程檔案的工程項(xiàng)目還應(yīng)會(huì)同地方城建檔案管理部門(mén)共同驗(yàn)收
(3)國(guó)家、省、市重點(diǎn)工程項(xiàng)目或一些特大型、大型的工程項(xiàng)目的預(yù)驗(yàn)收和驗(yàn)收，必須有地方城建檔案管理部門(mén)參加
(4) 為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)等要對(duì)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收；編制單位、制圖人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人必須進(jìn)行簽字或蓋章；對(duì)不符合技術(shù)要求的，一律退回編制單位進(jìn)行改正、補(bǔ)齊，問(wèn)題嚴(yán)重者可令其重做；不符合要求者，不能交工驗(yàn)收
(5)凡報(bào)送的工程檔案，如驗(yàn)收不合格將其退回建設(shè)單位，由建設(shè)單位責(zé)成責(zé)任者重新進(jìn)行編制，待達(dá)到要求后重新報(bào)送；檢查驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)接收的檔案負(fù)責(zé)
(6)地方城建檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)工程檔案的最后驗(yàn)收；并對(duì)編制報(bào)送工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和檢查

建設(shè)工程檔案的移交

(1)列入城建檔案管理部門(mén)接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門(mén)移交一套符合規(guī)定的工程檔案
(2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設(shè)單位保管
(3)對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善工程檔案；對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編寫(xiě)工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門(mén)移交
(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門(mén)移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接
(5)施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定的時(shí)間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)

內(nèi)容

監(jiān)理規(guī)劃

(1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)
(2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)
(3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存)

監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存

監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存

進(jìn)度控制

(1)工程開(kāi)工/復(fù)工審批表(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)
(2)工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)

質(zhì)量控制

(1)不合格項(xiàng)目通知(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)
(2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)

造價(jià)控制

(1)預(yù)付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)
(2)月付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)
(3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存)
(4)工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)

分包資質(zhì)

(1)分包單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存)
(2)供貨單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存)
(3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存)

監(jiān)理通知

(1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存)
(2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存)
(3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存)

合同與其他事項(xiàng)管理

(1)工程延期報(bào)告及審批(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)
(2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存)
(3)合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)
(4)合同變更材料(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)

監(jiān)理工作總結(jié)

(1)專(zhuān)題總結(jié)(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存)
(2)月報(bào)總結(jié)(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存，監(jiān)理單位短期保存)
(3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)
(4)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存，送城建檔案管理部門(mén)保存)