2020監(jiān)理工程師《理論與法規(guī)》教材精講：第八章第二節(jié)

第八章 建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理

第二節(jié) 建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理職責(zé)和要求

一、管理職責(zé)

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)以施工及驗(yàn)收規(guī)范、工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范等為依據(jù)填寫(xiě)，并隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，認(rèn)真書(shū)寫(xiě)，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無(wú)未了事項(xiàng)。表格應(yīng)采用統(tǒng)一格式，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類，按要求歸檔。

根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理的基本職責(zé)如下：

(1)應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料。

(2)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件資料管理。

(3)應(yīng)及時(shí)整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。

(4)應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)和有關(guān)規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應(yīng)向有關(guān)單位、部門(mén)移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

【例】根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》,關(guān)于項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料監(jiān)理職責(zé)的說(shuō)法，錯(cuò)誤的是()。

A.應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料

B.應(yīng)及時(shí)整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按分項(xiàng)工程組卷存放

C.應(yīng)及時(shí)收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料

D.應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)和有關(guān)規(guī)定保存監(jiān)理檔案，并向有關(guān)單位、部門(mén)移交

【答案】B

二、管理要求

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過(guò)程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗(yàn)收與移交等。

【例】下列工作內(nèi)容中，屬于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的有()。

A.收發(fā)文與登記 B.文件起草與修改

C.文件傳閱 D.文件分類存放 E.文件組卷歸檔

【答案】ACDE

(一)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料收文與登記

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)所有收文應(yīng)在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進(jìn)行登記，應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位(部門(mén))、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收文人員簽字。

在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理人員應(yīng)檢查監(jiān)理文件資料的各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)和記錄是否真實(shí)完整，簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫(xiě)簽認(rèn)。

對(duì)于工程照片及聲像資料等，應(yīng)注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)理工程師或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

【例】下列關(guān)于監(jiān)理文件和檔案收文與登記管理的表述中，正確的是()。

A.所有收文最后都應(yīng)由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師簽字

B.經(jīng)檢查，文件檔案資料各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)和記錄真實(shí)完整，由符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員簽字認(rèn)可

C.符合相關(guān)規(guī)定責(zé)任人員的簽字可以蓋章代替

D.有關(guān)工程建設(shè)照片注明拍攝日期后，交資料員處理

【答案】B

(二)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

每一位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。傳閱完畢后，文件資料原件應(yīng)交還信息管理人員存檔。

(三)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應(yīng)由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應(yīng)在文件資料首頁(yè)標(biāo)注“急件”字樣。

所有建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進(jìn)行登記。

(四)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須進(jìn)行科學(xué)的分類后進(jìn)行存放。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)及監(jiān)理與相關(guān)服務(wù)內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門(mén)應(yīng)明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設(shè)工程監(jiān)理企業(yè)的特色。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進(jìn)行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進(jìn)行。

【例】關(guān)于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的說(shuō)法，正確的是()。

A.監(jiān)理文件資料有追溯性要求時(shí)，收文登記應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯

B.監(jiān)理文件資料的收文登記人員應(yīng)確定該文件資料是否需傳閱及傳閱范圍

C.監(jiān)理文件資料完成傳閱程序后應(yīng)按監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檢查的需要進(jìn)行分類存放

D.監(jiān)理文件資料應(yīng)按施工總承包單位，分包單位和材料供應(yīng)單位進(jìn)行分類

【答案】A

(五)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔

1.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料編制要求

(1)歸檔的文件資料一般應(yīng)為原件。

(2)文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。

(3)文件資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。

(4)文件資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。

(5) 文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

(6)文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4 幅面(297mmX210mm)。紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)時(shí)間保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。

(7)文件資料的縮微制品，必須按國(guó)家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管。

(8)文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

(9)文件資料應(yīng)采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時(shí)，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽字確定、正式生效并已存入項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)相關(guān)資料夾時(shí)，信息管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相應(yīng)文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書(shū)面文件上，以便于進(jìn)行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄。

【例】下列對(duì)建設(shè)工程歸檔文件的要求中，屬于編制要求的有()。

A.符合國(guó)家有關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

B.案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò) 40mm

C.不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷

D.內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符

E.應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料

【答案】ADE

2.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求

(1)組卷原則及方法

1)組卷應(yīng)遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用;

2)一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，應(yīng)按單位工程組卷;

3 )監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

⑵組卷要求

1)案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò) 40mm;

2)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

⑶卷內(nèi)文件排列

1)文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

3 )既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

【例】建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的組卷順序是()。

A.分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程

B.單位工程、分部工程、專業(yè)、階段

C.單位工程、分部工程、檢驗(yàn)批

D.檢驗(yàn)批、分部工程、單位工程

【答案】B

【例】關(guān)于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷要求的說(shuō)法，正確的有()。

A.案卷厚度應(yīng)一致，每卷厚度為 40mm

B.案卷內(nèi)應(yīng)有重份文件作為備份

C.不同載體文件應(yīng)按形成時(shí)間統(tǒng)一組卷

D.文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列

E.相同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列

【答案】DE

3.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的歸檔保存應(yīng)嚴(yán)格遵循保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

【例】根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，由建設(shè)單位和監(jiān)理單位長(zhǎng)期保存的監(jiān)理文件資料是()。

A.監(jiān)理規(guī)劃 B.工程暫停令

C.工程施工決算審核意見(jiàn)書(shū) D.供貨單位資質(zhì)材料

【答案】B

【例】下列監(jiān)理文件資料中，建設(shè)單位需短期保存的是()。

A.預(yù)付款報(bào)審與支付文件 B.工程延期報(bào)告及審批表

C.供貨單位資質(zhì)材料 D.費(fèi)用索賠報(bào)告及審批表

【答案】A

【例】根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，下列工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄中，屬于建設(shè)單位永久保存的有()。

A.幕墻工程驗(yàn)收記錄 B.分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 C.分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

D.檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄 E.基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄

【答案】ABE

(六)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料驗(yàn)收與移交

1.驗(yàn)收

城建檔案管理部門(mén)對(duì)需要?dú)w檔的建設(shè)工程監(jiān)理文件資料驗(yàn)收要求包括：(略)。

對(duì)國(guó)家、省市重點(diǎn)工程項(xiàng)目或一些特大型、大型工程項(xiàng)目的預(yù)驗(yàn)收和驗(yàn)收，必須有地方城建檔案管理部門(mén)參加。

為確保監(jiān)理文件資料的質(zhì)量，編制單位、地方城建檔案管理部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)等要對(duì)歸檔的監(jiān)理文件資料進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收。對(duì)不符合要求的，一律退回編制單位進(jìn)行改正、補(bǔ)齊。

2.移交

(1)列入城建檔案管理部門(mén)接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后 3 個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門(mén)移交一套符合規(guī)定的工程檔案(監(jiān)理文件資料)。

(2)停建、緩建工程的監(jiān)理文件資料暫由建設(shè)單位保管。

(3)對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)組織工程監(jiān)理單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善監(jiān)理文件資料，對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編寫(xiě)，并在工程竣工驗(yàn)收后 3 個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門(mén)移交。

(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門(mén)移交工程檔案(監(jiān)理文件資料)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

(5)工程監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前將監(jiān)理文件資料按合同約定的時(shí)間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。

【例】對(duì)于列入城建檔案管理部門(mén)接收檔案的工程，負(fù)責(zé)移交工程檔案資料的責(zé)任單位是()。

A.施工單位 B.監(jiān)理單位 C.建設(shè)單位 D.城建檔案管理部門(mén)

【答案】C

【例】根據(jù)有關(guān)建設(shè)工程檔案管理的規(guī)定，暫由建設(shè)單位保管監(jiān)理文件資料的工程有()。

A.維修工程 B.緩建工程 C.改建工程 D.擴(kuò)建工程 E.停建工程

【答案】BE

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