2013年自考“秘書工作”考前復習要點總結(jié)（14）

　　第十四章　檔案與檔案工作

　　1、機關(guān)檔案的含義及其特征是什么

　　答：機關(guān)檔案是本機關(guān)在工作活動中直接形成的，反映本機關(guān)主要職能活動和歷史真實面貌的，保存?zhèn)洳榈奈淖?，圖表，聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄;其特征：機關(guān)檔案形成主體的特定性;機關(guān)檔案內(nèi)容的相對穩(wěn)定性，機關(guān)檔案形式具有規(guī)范性;機關(guān)檔案所有權(quán)主體的惟一性和管理主體的特定性;機關(guān)檔案價值主體的相對穩(wěn)定性;機關(guān)檔案的種類相對單一。

　　2、理解機關(guān)檔案的價值與規(guī)律

　　答：機關(guān)檔案的基本價值是機關(guān)檔案的原始記錄性，即憑證價值和參考價值，機關(guān)檔案的價值規(guī)律：機關(guān)檔案作用的時效律較強而擴展律較弱;機關(guān)檔案機密性較強而社會性較弱;機關(guān)行政作用較強而科學作用較弱;機關(guān)檔案的價值實現(xiàn)依然遵循“檔案價值實現(xiàn)條件律”，但其更具有內(nèi)部性;機關(guān)檔案的憑證價值與參考價值并重;機關(guān)檔案的現(xiàn)實價值與歷史價值并重，但更強調(diào)其現(xiàn)實價值。

　　機關(guān)檔案的一般作用：檔案是行政管理的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)，是政治斗爭的必要工具，是科學研究的可靠資料，是宣傳教育的生動素材，是維護合法權(quán)益的法律憑證等。

　　檔案工作的內(nèi)容：收集，整理，鑒定，保管，檢索，編研，統(tǒng)計和利用。

　　3、機關(guān)檔案室的任務(wù)和機關(guān)檔案工作的特點是什么

　　答：機關(guān)檔案室的任務(wù)：對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進行指導、監(jiān)督;接收和保管本機關(guān)各單位交來的檔案材料，進行必須的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)容書刊等資料，配合檔案提供利用;定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交;專業(yè)主管機關(guān)的檔案部門，應根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。其特點是內(nèi)部性強，業(yè)務(wù)性強，與文書工作聯(lián)系性強，行政性強。

　　機關(guān)檔案工作與檔案工作的關(guān)系：機關(guān)檔案工作是整個檔案工作的重要組成部分，是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，它是檔案館檔案的主要來源和不斷得到補充的基地，是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其管理水平也直接影響和制約著整個國家檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　4、如何搞好機關(guān)檔案收集工作?

　　答：機關(guān)檔案收集工作含收集內(nèi)容，即檔案的接收和征集兩個方面，具體指檔案室接收歸檔文件和檔案室補充悼念未歸檔文件;指導思想，即大力豐富和建設(shè)檔案室(館)的檔案庫藏，是機關(guān)檔案收集工作的首要任務(wù)，加強本機關(guān)檔案文件形成和積累情況的調(diào)查和指導工作;積極推行入室(館)檔案的標準化;保證歸檔或入館檔案的齊全完整;維護全宗和全宗群的相對完整性;歸檔制度，其內(nèi)容包括：歸檔范圍，歸檔時間，歸檔文件的質(zhì)量要求，歸檔手續(xù)等內(nèi)容;補充收集。

　　歸檔文件的質(zhì)量要求：1歸檔文件應齊全完整;2整理歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求，3整理要系統(tǒng)，要遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保存價值，便于保管和利用。

　　制定文件歸檔制度的一般要求：1必須符合國家有關(guān)文件的規(guī)定要求即合法，2必須符合本機關(guān)的工作，生產(chǎn)，科研活動的實際，體現(xiàn)本機關(guān)文件形成的特點和規(guī)律即合實際，3應當同本機關(guān)的其他相關(guān)制度保持內(nèi)容方面的一致性即協(xié)調(diào)統(tǒng)一，4完善歸檔制度的內(nèi)容。

　　5、機關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容與原則是什么

　　答：內(nèi)容：從作業(yè)流程看，機關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容包括裝訂，分類，排列，編號，編目，裝盒等基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié);從整理工作的具體范圍看，有系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理三種;其原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用;區(qū)分不同價值;充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。

　　機關(guān)檔案整理工作的基本任務(wù)：建立檔案實體秩序，使所保存的檔案有序化，條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎(chǔ)，檔案整理是檔案實體管理的核心。

　　機關(guān)檔案整理工作的質(zhì)量要求：1對破損文件進行修裱，主要針對一些有孔洞，殘缺或折疊處被磨損的文件2對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，3對超大紙張折疊，4去除易銹蝕的金屬物，5歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求。

　　6、理解機關(guān)檔案整理工作流程

　　答：裝訂，分類，排列與組合，編號，編目，裝盒與排列上架，檔號，立檔單位與全宗歷史考證。

　　7、理解機關(guān)檔案價值鑒定工作的原則、標準和程序

　　答：其原則是：從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價值-整體利益原則，這是檔案鑒定工作的指導思想，也是檔案價值鑒定的基本標準;全面的觀點，歷史的觀點，發(fā)展的觀點，效益的觀點;其標準：檔案的屬性標準，社會需要標準，相對價值標準，其程序：歸檔時確定歸檔范圍，同時剔除無價值文件并由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一、二年后銷毀;確定歸檔文件的保管期限，檔案價值復審，包括移交復審和到期復審。

　　檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容：制發(fā)鑒定檔案的標準文件即檔案保管期限表，檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導，銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度。

　　檔案統(tǒng)計工作的步驟：統(tǒng)計設(shè)計，統(tǒng)計調(diào)查，統(tǒng)計整理，統(tǒng)計分析四階段。

　　檔案統(tǒng)計的具體方法主要有：對比分析，相關(guān)分析與因果分析，靜態(tài)分析與動態(tài)分析，綜合分析，系統(tǒng)分析等。

　　8、理解檔案檢索的含義和一般過程

　　答：檔案檢索是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作;是開展檔案提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件;檔案檢索包括檔案信息存儲和查檢兩個具體過程，檔案信息存儲是將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編排，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程，檔案信息查檢是指利用檢索工具查找所需檔案的過程，檔案信息存儲和查檢是密切聯(lián)系，不可分割的，存儲是查檢的前提，查檢是存儲的目的。

　　9、理解檔案提供利用的途徑和方式

　　答：檔案提供利用的基本途徑有提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品三種，常見的檔案提供利用方式有：檔案閱覽服務(wù);檔案外借服務(wù);檔案展覽與陳列服務(wù);制發(fā)檔案復制本服務(wù);制發(fā)檔案證明服務(wù);檔案目錄信息服務(wù);檔案咨詢服務(wù)。

　　檔案編研工作內(nèi)容：編輯檔案史料和現(xiàn)行文件匯編;編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參考資料，編史修志，其特點：研究性，思想性，政策性。

　　現(xiàn)行檔案文件匯編特征：原始性，系統(tǒng)性與易讀性。

　　文摘匯編特點：信息密度高，容量大，引導檔案用戶有針對性地查閱，出版形式多樣化。

　　組織沿革種類主要有：機關(guān)、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)組織沿革; 其內(nèi)容主要有：機關(guān)，地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況行政區(qū)劃，建制變更情況;機關(guān)的性質(zhì)，任務(wù)，職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系，機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況，機關(guān)領(lǐng)導人的任免情況，機關(guān)名稱的變更，印信的啟用與作廢，機關(guān)辦公地點的遷移等。

　　專題概要特點：主題鮮明，內(nèi)容專一，材料系統(tǒng)，重點突出，體裁靈活，適應性強。

　　10、何謂電子檔案?其管理原則是什么

　　答：電子檔案是指電子文件以代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴于計算機系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募⑵錃w檔，亦稱數(shù)字式檔案，其管理原則是完整性原則，可讀性原則，可靠性原則。

　　11、怎樣收集、整理和保管電子檔案?

　　答：電子檔案收集有兩種方式，一是機關(guān)檔案室接收各部門具有查考利用價值的電子文件歸檔;二是檔案館接收各機關(guān)形成的具有長久保存價值的電子檔案統(tǒng)一保存，其整理是指在計算機中對文件分門別類，形成一個邏輯系統(tǒng)的過程，整理應堅持有機聯(lián)系原則與簡單性原則;分類步驟：一，將電子檔案按其形成規(guī)律和自身特點分類，通?？煞譃橐话阄募?，科技文件，數(shù)據(jù)文件，命令文件四種，第二，為各類檔案制定各自的分類方案，第三，為目錄和文件命名;其保管有電子檔案存儲介質(zhì)的要求，必須選擇性能穩(wěn)定，檢索方便，顯示還原容易的載體作為存儲介質(zhì)，保管條件的要求，保管溫度及濕度，環(huán)境方面的要求，日常管理，要統(tǒng)一歸檔，分庫保管，雙套檔案應異地保存，歸檔載體應做防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，且應直立存放，避光，防塵，防變形，禁止使用來歷不明的軟件，以名感染病毒，檢索與維護，定期對電子檔案形成單位和部門的設(shè)備更新情況進行登記，定期進行抽樣檢測，定期復制轉(zhuǎn)存。

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