2013年自考“秘書工作”考前復習要點總結（9）

　　第九章　秘書部門的協(xié)調(diào)與督查工作

　　1、理解秘書部門的協(xié)調(diào)職能

　　答：秘書部門的協(xié)調(diào)職能是由其自身的工作性質(zhì)和職能位置決定的，大致概括為：在其辦文、辦會、辦事等業(yè)務活動中有效地維護機關組織整體的協(xié)調(diào)運轉;秘書部門聯(lián)系上下左右，溝通四面八方，便于發(fā)現(xiàn)組織機構內(nèi)運轉中，以及組織機構的外聯(lián)中隨時可能出現(xiàn)的矛盾和問題，便于及時進行信息反饋，并協(xié)助領導進行協(xié)調(diào);秘書部門作為領導的參謀和助手，經(jīng)常為領導者發(fā)現(xiàn)、控制和處理失調(diào)問題出謀劃策，并在自身的職責范圍內(nèi)，或經(jīng)領導授權后，代領導和領導機關處理矛盾糾紛，進行組織協(xié)調(diào)。

　　2、秘書部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容和任務是什么?

　　答：秘書部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容有：目標、計劃協(xié)調(diào)，事務協(xié)調(diào)，財務協(xié)調(diào)，政策協(xié)調(diào)，戰(zhàn)略協(xié)調(diào);協(xié)調(diào)的任務有：協(xié)助領導者進行政策協(xié)調(diào);協(xié)助領導者協(xié)調(diào)子系統(tǒng)的工作計劃，根據(jù)領導意圖，綜合地、統(tǒng)籌兼顧地起劃系統(tǒng)管理計劃;注意子系統(tǒng)的生產(chǎn)和業(yè)務工作進展情況，向領導者報告不協(xié)調(diào)的行動內(nèi)容和原因，提出協(xié)調(diào)意見;受領導之托，邀請有關部門、單位，共同完成涉及多單位、多部門的任務，并協(xié)調(diào)工作節(jié)奏，客觀地協(xié)調(diào)處理各部門、各單位工作中的不平衡問題;代表領導者處理本系統(tǒng)與它系統(tǒng)之間的關系;協(xié)助領導者對有關人員進行思想教育，并注意通過自己得體的工作，協(xié)調(diào)領導成員之間的關系;協(xié)調(diào)領導者處理日常工作中部門、單位、人與人之間由于種種原因產(chǎn)生的工作不協(xié)調(diào)問題。

　　3、秘書部門協(xié)調(diào)工作的特點與原則是什么?

　　答：秘書部門協(xié)調(diào)的特點是：權力的授予性，非職責限定性，認同疏導性;其原則有：認真調(diào)查研究，切實弄清情況的原則;從總目標出發(fā)，著眼全局維護整體利益的原則;從實際出發(fā)，按政策辦事的原則;統(tǒng)一領導的原則，即在領導者的統(tǒng)一領導下，協(xié)助領導者從事或直接擔負協(xié)調(diào)工作。

　　4、秘書部門協(xié)調(diào)與上級組織關系的要求是什么?

　　答：尊重上級領導機關和領導人;能及時發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)的問題;協(xié)調(diào)解決問題的方法要適當(其中，首先要自查，查本部門是否全面正確地領會了上級的意圖，是否貫徹了上級精神，是否局部利益服從了整體利益，是否完成了上級的各項工作部署;其次是整改，其三是及時請求，最后是要主動匯報)。

　　5、秘書部門協(xié)調(diào)與下級單位關系的方法有哪些?

　　答：面商協(xié)調(diào)，商榷協(xié)調(diào)，建議協(xié)調(diào)，行政手段協(xié)調(diào)。

　　與群眾關系的協(xié)調(diào)采用的方法：理論灌輸，感情激勵，利用領導權威，利用領導出面干預，或由領導集體表態(tài)，從而達到統(tǒng)一思想和步調(diào)，化解矛盾，是一種強制性的方法。

　　6、秘書部門協(xié)調(diào)與領導班子成員間關系應特別注意什么?

　　答：一對他們之間的矛盾、隔閡要有正確的認識，做到心中有數(shù)，要保持“中立”，切莫陷入矛盾的漩渦;二如果在秘書工作中觸及到這些分歧、矛盾和隔閡，就要特別注意，以有助于領導人統(tǒng)一思想，消除分歧、矛盾和隔閡的方式對待之。要講究原則，力求客觀，提供各種機會和條件，使之消除隔閡，彼此諒解;三秘書人員應及時、真實地按照工作需要向有關領導人通報工作情況，但不能傳說涉及領導人之間矛盾的問題，更不允許撥弄事非，傳播流言，褒此貶彼;四在安排工作、會議、活動日程時，要防止領導者之間發(fā)生“碰撞”，做到使他們各得其所。

　　7、秘書部門協(xié)調(diào)與平級職能部門間關系應注意什么?

　　答：一要尊重職能部門的管理權限;二要虛心向職能部門學習;三要及時為職能部門搞好信息服務;四在文書工作上為職能部門提供幫助。

　　8、協(xié)調(diào)秘書部門內(nèi)部關系時應注意什么?

　　答：一從整體效益出發(fā)，合理分工;二根據(jù)個人特點，充分發(fā)揮個人優(yōu)勢;三多開展思想交流，加強人際溝通;四要有切實可行的激勵機制，鼓勵人人進取。

　　9、理解秘書常用的協(xié)調(diào)方法

　　答：秘書常用的協(xié)調(diào)方法有：溝通協(xié)調(diào)方法，管理作為一個過程，溝通與協(xié)調(diào)相互依存，相互作用，具有一致性，秘書人員具有信息樞紐的優(yōu)勢，通過及時傳遞真實、會面的信息，促進彼此相互溝通，消除隔閡或誤會，矛盾或失調(diào)問題就能得到解決，使其恢復協(xié)調(diào)狀態(tài);變通協(xié)調(diào)方法是對于非原則性問題，當有關各方各持一理，互不相讓，矛盾激化，引起失調(diào)時，可以采用此種方法;融合協(xié)調(diào)方法是對于因局部的權力沖突和利益沖突而引起各方在整體配合上的失調(diào)時，可采用此種方法;政策法規(guī)協(xié)調(diào)方法是在實踐中某些失調(diào)現(xiàn)象，是因理解或執(zhí)行有關政策、法規(guī)出現(xiàn)偏差而造成的，對此類失調(diào)問題，可采用這種方法;計劃協(xié)調(diào)方法是在計劃執(zhí)行中措施不當或客觀條件發(fā)生變化，就有可能出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象而采用的方法;節(jié)奏程序協(xié)調(diào)方法是出現(xiàn)各局部、各子系統(tǒng)步調(diào)節(jié)奏不一致，進展程序混亂，全局的整體運轉就會出現(xiàn)失調(diào)時采用的方法;會稿協(xié)調(diào)方法為了避免在制發(fā)文件的過程中，由于各部門僅從自身的職能管理需要出發(fā)，在執(zhí)行中可能與文件內(nèi)容發(fā)生矛盾，使執(zhí)行過程中出現(xiàn)失調(diào)和混亂現(xiàn)象采用的方法;會商協(xié)調(diào)方法是當某個矛盾或問題涉及幾個管理部門的職權范圍時，可以約請相關管理部門共商協(xié)調(diào)方法。

　　10、理解秘書部門的公關職能

　　答：在組織系統(tǒng)內(nèi)部，秘書部門介于管理與被管理層之間，置身于各職能部門的業(yè)務矛盾、人事矛盾之外，因此，它是組織最佳的協(xié)調(diào)者。一方面，它需要經(jīng)常向組織領導人反映員工的意見和要求，使之及時了解群眾的呼聲，意識到存在的不足，制定出改進措施，同時，還要及時地解釋和傳達組織的指令和措施，形成二者的情感交流和雙向溝通;另一方面，它要配合領導者做好各職能部門的協(xié)調(diào)工作，經(jīng)常提供有關信息，幫助各部門彼此溝通，相互配合，產(chǎn)生最優(yōu)越的管理效果;在組織系統(tǒng)外部，秘書部門同樣可以發(fā)揮公共關系協(xié)調(diào)職能，通過積極開展活動，促進組織和外界密切聯(lián)系和廣泛合作，為組織創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

　　公共關系的含義：公共關系指的是一定的組織機構與公眾之間的相互關系;是一種管理職能，是塑造形象的藝術，雙向溝通是公關工作的基本要求;大眾傳播，人際傳播是公關動作的重要手段。

　　11、理解對秘書人員公關素質(zhì)的要求

　　答：從事公關工作的秘書人員，應特別注重培養(yǎng)自己的公關意識和公關技能;其中秘書人員應具備的基本素質(zhì)有：富有魅力的個性品質(zhì);博學多識;具有與公關工作相類似的經(jīng)驗或經(jīng)歷;高尚的道德品質(zhì);秘書人員應具備的基本技能及其培養(yǎng)：組織領導能力;表達溝通能力;觀察應變能力;創(chuàng)造能力;交際能力;專業(yè)技能。

　　12、理解秘書部門的督查職能

　　答：秘書部門的督查職能，一方面是代表領導，或受領導之托，或在獲得了領導法令前提下進行的;另一方面，秘書部門的督查工作，應著重圍繞政令和中心工作，抓大事、要事和久拖不決之事，并不能供奉專門機構和基層部門的具體工作。

　　13、秘書部門的督查工作有哪些類別

　　答：秘書部門的督查工作分為決策督查和專項督查;其中決策督查的范圍是以文件形式傳遞的重大決定事項;以會議形式做出的重要決定;以其他形式做出并傳遞的重大決策事項，其目的是促進決策事項的貫徹落實;了解決策落實的進程以及落實過程中存在的問題，為領導者控制決策事項的落實提供信息支持;為二次決策提供依據(jù)，為補充和完善決策程序，優(yōu)化決策效果提供信息咨詢;專項督查具有事項較為單一、辦理時限相對較短、辦理要求明確和一事一報的特點。

　　14、督查工作的原則與方法是什么?

　　答：督查工作的原則是實事求是，注重實效，歸口管理，分級負責的原則;其主要方法有催辦催報，督查調(diào)研，反饋通報，組織專題匯報會，形成并強化推動決策落實的有效機制。

　　15、簡述督查工作的主要程序。

　　答：其主要程序有督查問題立項，含決定督查立項和專項督查立項;制定督查方案，交辦，催辦，報告工作進展情況，再督查，審核驗收，形成督查報告，立卷歸檔。

　　16、秘書部門協(xié)調(diào)與直接領導班子及領導人關系時應注意什么?

　　答：首先檢查自身;不斷提高自身素質(zhì);主動與領導人進行交流;此外，秘書人員要關于總結領導活動的規(guī)律，正確領會意圖，積極、主動、周全地為領導工作服務;要維護領導人的威信和尊嚴，忠誠可靠;對領導工作中出現(xiàn)的問題和遺漏，既要能講究方式地坦誠相見，又能極為負責地拾遺補闕;要能真正體諒領導，并為之分憂;能站在領導思考問題的高度，樹立大局觀念。

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