2013年自考“秘書(shū)工作”考前復(fù)習(xí)要點(diǎn)總結(jié)（7）

　　第七章　秘書(shū)部門(mén)的公文工作

　　1、理解公文及其基本含義

　　答：公文是法定機(jī)關(guān)和組織在公務(wù)活動(dòng)中按照規(guī)定的格式，經(jīng)過(guò)一定的處理程序制成的書(shū)面文字材料，是各級(jí)各類機(jī)關(guān)和組織處理工作的一種工具;其基本含義有：公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織;公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理，公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文件材料;公文是輸公務(wù)的重要工具之一

　　2、公文有何特點(diǎn)與作用?

　　答：公文的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：公文有法定的作者，公文有法定的權(quán)威，公文有特定的效用，公文有規(guī)范的體式，公文有規(guī)定的處理程序;公文的作用：領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用，傳遞信息作用，公務(wù)聯(lián)系作用，憑據(jù)記載作用。

　　3、理解公文的一般分類

　　答：按照公文的來(lái)源劃分為對(duì)外文件，收來(lái)文件，內(nèi)部文件;按公文的行文關(guān)系劃分為上行文，平行文，下行文;按照公文的秘密程度和閱讀范圍劃分秘密文件，普通文件和公布文件;按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和作用劃分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件;按公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)劃分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文等。

　　4、理解公文的文體特征及其構(gòu)成要素

　　答：公文的文體是指在公文寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達(dá)方式，這是公文文體的主要特點(diǎn)，由于公文具有很強(qiáng)的政治性，政策性和現(xiàn)實(shí)效用性，所以公文運(yùn)用應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體、典雅;公文的構(gòu)成要素：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定，公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成;《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)書(shū)名、成文日期、印章、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成;國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定的公文的構(gòu)成要素中，特別強(qiáng)調(diào)了“公文管理標(biāo)識(shí)?！?/P>

　　5、理解公文的文稿、文本及其作用

　　答：公文的文稿是指公文起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿，定稿，草稿是內(nèi)容和文字表述還未成熟的原始稿件，定稿是指草稿經(jīng)修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定性文稿，定稿是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本;公文的文本是同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本、試行本、暫行本，正本是已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文本，蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，可以證實(shí)文件的效力，副本又稱抄本，作用是主要代替正本供傳閱、參考和備查使用，存本是留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本，修訂本是重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，試行本，暫行本是制發(fā)文件內(nèi)容還不十分成熟，必須經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修訂時(shí)所使用的。

　　6、何謂公文的行文和行文關(guān)系

　　答：公文的行文是指一份文件從擬制到運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)過(guò)程;公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系。

　　7、理解公文的行文方向、方式及行文規(guī)則

　　答：下行文分為三種方式：逐級(jí)下行文，多級(jí)下行文，直達(dá)基層組織或群眾的下行文;上行文：逐級(jí)上行文，多級(jí)上行文，越級(jí)上行文;平行文應(yīng)用范圍十分廣泛，可以在不分系統(tǒng)、級(jí)別、地區(qū)的黨、政、軍機(jī)關(guān)以及社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)，事業(yè)等單位之間使用;公文的行文規(guī)則有：注意隸屬關(guān)系，尊重機(jī)關(guān)職權(quán);大力精簡(jiǎn)文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文;牽涉到幾個(gè)部門(mén)的問(wèn)題，部門(mén)之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級(jí)裁決，然后行文;行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān);主送機(jī)關(guān)與公文名稱相互呼應(yīng);一般來(lái)說(shuō)，同級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)可以聯(lián)合行文;關(guān)于“請(qǐng)示”的行文問(wèn)題;關(guān)于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)的行文問(wèn)題;在報(bào)刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應(yīng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。這種在報(bào)刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，可由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，以備查考。

　　8、何謂公文處理工作

　　答：公文處理工作就是圍繞著公文的撰制、收發(fā)、辦理與管理所做的工作。

　　9、怎樣理解公文處理工作的特點(diǎn)與作用

　　答：公文處理工作的特點(diǎn)有政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性，政治性集中體現(xiàn)在它是整個(gè)國(guó)家機(jī)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，還表現(xiàn)在提高機(jī)關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上;時(shí)限性表現(xiàn)在凡進(jìn)入文書(shū)部門(mén)的公文一般都要及時(shí)迅速地進(jìn)行處理，不能延誤，按規(guī)定時(shí)限辦理;機(jī)要性表機(jī)在黨政機(jī)關(guān)的公文許多都涉及國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事等重要機(jī)密，一些科技文件的機(jī)密性也很強(qiáng)，做好保密工作，文件的機(jī)密性才能得以保障和實(shí)現(xiàn);規(guī)范性是公文在形成、辦理和管理的過(guò)程中，必須遵循統(tǒng)一的格式;公文處理工作的作用有助手作用，紐帶作用，查考作用。

　　10、公文處理工作的原則與要求是什么?

　　答：公文處理工作的基本原則是：公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，集中統(tǒng)一管理，實(shí)事求是，嚴(yán)格遵循行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定;其具體要求是公文處理必須準(zhǔn)確而周密，確保質(zhì)量，必須迅速而及時(shí)，注重時(shí)效，必須做到安全可靠，切實(shí)保密，必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，必須實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)，精簡(jiǎn)文件，深入實(shí)際，反對(duì)官僚主義和文牘主義。

　　11、收文處理有哪些主要程序?

　　答：收文處理程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收、拆封與登記;分發(fā)與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

　　12、發(fā)文處理有哪些主要程序

　　答：發(fā)文處理程序的主要環(huán)節(jié)有：擬稿、審核與簽發(fā);核發(fā)、繕印與校對(duì);用印、登記與分發(fā)等

　　13、理解公文寫(xiě)作的規(guī)程與注意事項(xiàng)

　　答：公文寫(xiě)作的基本規(guī)程：領(lǐng)導(dǎo)交代發(fā)文意圖，確定發(fā)文的主旨和應(yīng)當(dāng)使用的文種，收集和選擇所需的材料，擬寫(xiě)提綱，安排結(jié)構(gòu)，落筆起草，擬寫(xiě)正文，修改潤(rùn)色，確定初稿;其注意事項(xiàng)有：公文擬稿要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定;擬寫(xiě)的文稿要達(dá)到如下要求：情況要確定，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，文字要簡(jiǎn)練，書(shū)寫(xiě)要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短;文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫(xiě)明具體年、月、日;文稿中如引用某份公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào);文稿中涉及計(jì)量單位時(shí)，必須使用國(guó)家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位;擬寫(xiě)文稿，用詞要準(zhǔn)確，用字要規(guī)范;公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　14、對(duì)公文寫(xiě)作人員的修養(yǎng)有哪些要求

　　答：必須具備較好的政治品質(zhì);有一定的政策理論水平;熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況;有較寬的知識(shí)面;有扎實(shí)的語(yǔ)言文字功底。

　　公文寫(xiě)作人員加強(qiáng)自身休養(yǎng)的途徑：不斷完善自我，勇于創(chuàng)新，要博覽群書(shū)，增長(zhǎng)知識(shí)，經(jīng)常深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練。

　　15、公文寫(xiě)作的特點(diǎn)與要求

　　答：公文寫(xiě)作，是指公文的起草與修改，是撰寫(xiě)者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意愿和愿望的寫(xiě)作活動(dòng)，其特點(diǎn)有：被動(dòng)寫(xiě)作，遵命性強(qiáng)，對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng);集思廣益，群體性強(qiáng);決策之作，政策性強(qiáng);急迫之作，時(shí)限性強(qiáng);講究格式，規(guī)范性強(qiáng);其基本要求是：要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性;要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律;要特別注意文字表達(dá);要規(guī)范體式與程序。

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