2012年自考公文寫作與處理復(fù)習資料第三章

　　第三章 公文的體式與搞本

　　第一節(jié) 公文的體式

　　1)公文體式概述轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。(作用 ：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便)

　　2)公文的文體

　　是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。

　　應(yīng)用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。

　　(1)公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。(敘述、議論、說明)

　　1.敘述：是將人物的經(jīng)歷和事件性發(fā)展變化過程所作的敘說與交代。(包括：人和事兩方面)(倒敘、插敘、順敘)

　　2.說明：是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實地解說清楚。

　　(定義說明、注釋說明、比較說明、數(shù)字說明、舉例說明、分類說明)

　　3.議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態(tài)度，證明或反駁某一觀點的表達方法。(三要素：論點、論據(jù)、論證)

　　A.論點：又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態(tài)度。(統(tǒng)帥：要證明什么?)

　　B.論據(jù)：是證明論點的真實性的根據(jù)。分三類：一類是事實論據(jù);二是理論論據(jù);三類是政策法規(guī)論據(jù)。(基礎(chǔ)：用什么證明)

　　C.是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。(橋梁：如何證明)

　　(2)公文的語言特點：準確、簡明、莊重、得體。

　　準確：是公文語言的主要特征和基本要求。

　　簡明：用最少的文字表達盡可能多的內(nèi)容。

　　莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。

　　得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準確表達的基礎(chǔ)上，進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。

　　得體的基本要求：一是發(fā)適應(yīng)行文的語體風格。二是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。

　　第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書面格式

　　(1)公文的構(gòu)成要素(21項)

　　1.指定項目：公文管理標識(包括公文格式代碼、印制順號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記)、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等11項(必填)

　　2.選擇項目：簽發(fā)人、題注、主送機關(guān)、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關(guān)和印發(fā)說明等10項(選填)

　　(2)公文的書面格式：指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫樣式。

　　(一)文頭部份：1.公文格式代碼 2.印制順序號 3.秘密等級 4.緊急程度 5.收文處理標記 6.發(fā)文機關(guān)版頭7.發(fā)文字號 8.簽發(fā)人姓名(8部份)

　　1.公文格式代碼。又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標志符號。

　　位置：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角。由九位阿拉伯數(shù)字組成。

　　2.印制順序號。又稱公文份號，是指依據(jù)同一文稿印制若干份時每份的順序編號。主要針對秘密文件使用。

　　位置：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角文件檢索代碼下方。由六位阿拉伯數(shù)字組成，前面冠以“NO.”符號。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時，前面用“○”(零)補齊。

　　3.秘密等級。簡稱密級，是指公文秘密程度的等級。分絕密、機密、秘密三級。

　　標注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。

　　位置：位于文件首頁公文版頭左上角，公文份號下方，并在文件封皮上加蓋戳記注明。

　　保密時限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長期和期限不作標注，凡不作標注的可按二十年認定。

　　絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。

　　機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。

　　秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。

　　4.緊急程度。又稱緩急時限或處理時限，是對公文送達和辦理的時間限度。程度分：特急、急件。緊急電報分：特提、特急、加急、平急。

　　位置：位于文件首頁文頭左上角。需與密級并用時，位于其下，上下對齊。加戳記注明。

　　時限送達的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時送到”或“限某日某時送達”。

　　5.收文處理標記。包括收文機關(guān)名稱、收文編號、收文時間、檔號(全宗號、目錄號、安卷號)等項目。

　　位置：位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭右上方空白處，由收文機關(guān)加蓋收文處理章標識。

　　6.發(fā)文機關(guān)版頭。簡稱“文頭”。是發(fā)文機關(guān)用來制發(fā)正式文件時使用的的固定版式的發(fā)文機關(guān)標識。

　　位置：發(fā)文機關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體。

　　黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。

　　7.發(fā)文字號。指由發(fā)文機關(guān)編排的文件代號。由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度(加六角括號〔〕)和發(fā)文順號組成。

　　作用：一是統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。

　　編排發(fā)文字號要力求準確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。

　　位置：有版頭的文件，應(yīng)標注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列;用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，右側(cè)排列：“命令(令)”則在公文標題下面當中，寫“第X號”。

　　8.簽發(fā)人姓名。是表示公文生效并對該公文內(nèi)容鄭重負責的一個標志。一般供上行文使用。

　　位置：發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”后標簽發(fā)人姓名。

　　(二)行文部份： (1.公文標題 2.題注 3.主送機關(guān) 4.正文 5.無正文說明 6.附件說明 7.發(fā)文機關(guān)署名 8.成文日期 9.機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署 10.注釋或特殊要求說明)10部份。

　　1.公文標題。是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題(事由)和文種組成。

　　寫法：A.省略發(fā)文機關(guān)名稱。B.省略事由 C.機關(guān)名稱和事由同時省略。

　　2.題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等。

　　位置：位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。

　　3.主送機關(guān)。指主要受理公文的機關(guān)。也就是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。

　　位置：位于正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫。

　　三種情況：A. 上級領(lǐng)導機關(guān)對下級發(fā)出的公文，其屬下的下級機關(guān)單位都負有貫徹執(zhí)行公文的責任。B. 下級機關(guān)務(wù)上級領(lǐng)導機關(guān)發(fā)出的請示或報告等上行公文，不管請示或報告的內(nèi)容事項如何重要，都只有一個具體的主送機關(guān)。C.直接向社會公眾發(fā)布的公文，如公告等主送機關(guān)可以省略。

　　4.正文。是公文的主體部份，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，是公文的核心。

　　正文結(jié)構(gòu)分：導語、正文主體、結(jié)束語三部份。

　　導語部份寫作有：依據(jù)式、目的式、原因式三種。

　　正文主體的寫作要求：略。P73

　　5.無正文說明。指由于篇幅所限，使公文生效標識(即落款、印章與成文日期)與正文不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。

　　注意兩點：A.只限于文件的正文與文件的生效標識(發(fā)文機關(guān)落款、印章與成文日期)不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)正文與生效分離的狀況時。

　　B.“(此頁無正文)”的標識位置應(yīng)在發(fā)文機關(guān)落款的左上方第一行頂格書寫。

　　6.附件說明。是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。(形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。)

　　位置：位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標識之上，注明附件材料名稱及件數(shù)。

　　7.發(fā)文機關(guān)署名。又稱落款，是指在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的機關(guān)名稱，亦即公文的法定作者。

　　位置：應(yīng)在正文、無正文說明或附件之后，右下方另行書寫，同正文之間應(yīng)有一定間隙，以便用印。

　　注意要點：A發(fā)文機關(guān)的名稱必須用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　B.聯(lián)合發(fā)文的機關(guān)名稱都要寫上，般以主辦單位為先，然后依次排列。

　　8.成文日期。指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。(年、月、日要寫全)

　　注意事項：A.一般情況下，以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準。

　　B.經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準，并加括號寫在公文標題的正下方。

　　C.法規(guī)、規(guī)章類文件以批準日期為準。

　　D.兩個以上機關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準。

　　E.一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準。

　　9.機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署。機關(guān)印章是公文制發(fā)機關(guān)對文件生效負責的憑證。領(lǐng)導人簽署指發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導人在公文的落款處，本人職務(wù)名后面簽 字或蓋章。

　　印章位置：在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　注意要點：A.除會議紀要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外，應(yīng)當加蓋印章

　　B.聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。

　　C.聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。

　　生效標志：發(fā)文機關(guān)的署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署統(tǒng)稱為“文件生效標志”。

　　10.注釋或特殊要求說明。用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項，如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公文的閱讀(傳達)范圍、使用方法等。

　　閱讀(傳達)范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對象。

　　位置：在成文日期的左下方，文尾部分主題詞之上，用圓括號括入。

　　注意情況：A.發(fā)給各省、自治區(qū)、直轄市黨委、各大軍區(qū)黨委。只供各受文單位的黨委常委(黨組成員)以上干部閱讀。

　　B.發(fā)至省、軍級。省軍級黨員干部，以及中央或中央組織部批準按軍級待遇及其他相當職務(wù)的黨員干部，可閱讀發(fā)至省、軍級的中央文件。各正廳局級單位黨委(黨 組)的主要負責同志，可閱讀有關(guān)的省軍級中央文件。

　　C.發(fā)至地、師級。廳局級以上的黨員干部可以閱讀。

　　D.發(fā)至縣、團級。縣處級或相當級別以上的黨員干部可以閱讀。

　　E.發(fā)至縣、團級并可登刊的文件，一般可以至基層黨委或黨支部。

　　F.公開發(fā)表。以批準可在報刊、電臺、電視臺刊登、播發(fā)的文件，同內(nèi)部印發(fā)的正試文件具有同等效力，應(yīng)與正式文件一樣依照執(zhí)行。

　　(三)文尾部份：1.主題詞 2.抄關(guān)機關(guān) 3.印發(fā)說明 4.頁碼(4項)

　　1.主題詞。指能夠準確表達公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。

　　作用：A.公文標注主題詞，可以準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。

　　B.公文標注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度有利提高整個機關(guān)的辦事效率。(表現(xiàn)：快、準、全)

　　C.公文標注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范人，系統(tǒng)化、科學化。

　　位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。

　　1997年12月，國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。

　　注意事項：A.必須在公文主題詞表中選用主題詞。

　　B.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。

　　C.一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二主題內(nèi)容進行標引。

　　D.在公文上標注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。

　　E.主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。

　　2.抄送機關(guān)。是指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。

　　位置：位于主題詞下方位置，用與圖文區(qū)等長的橫線與主題詞隔開。

　　注意原則：A.抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需要對方知道或者協(xié)助辦理的機關(guān)，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。

　　B.向上級機關(guān)的請示，不可同時抄送下級機關(guān);向上級機關(guān)的報告，一般也不要抄送下級機關(guān)。

　　C.向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級機關(guān);翻印或原文轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再上報上級機關(guān)。

　　D.在一般情況下，下級機關(guān)不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者，應(yīng)當抄送被越級的上級機關(guān)。

　　E.受又重領(lǐng)導的單位的請示、報告、應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。

　　3.印發(fā)說明。又稱印制版記，是指文件制發(fā)(含翻印)情況的說明記載，包括文件發(fā)制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和負印制份數(shù)等。

　　印制單位：一般是各級機關(guān)的辦公廳(室)，使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　印發(fā)時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。

　　印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。

　　位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個字標注制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標注印制份數(shù)。

　　4.頁碼。是指公文每一張頁的順序編號。

　　位置：用阿拉伯數(shù)字標注在每頁圖文區(qū)下端。正面為單數(shù)，位于右下角： 反面為雙數(shù)，位于左下角。沒有圖文區(qū)的頁面不標頁碼。

　　方尾殘缺：是指一份公文缺少文尾部份。

　　文尾錯位：是指文尾的位置安排不當。

　　公文整體而結(jié)構(gòu)有：單式結(jié)構(gòu)和復(fù)式結(jié)構(gòu)。

　　單式結(jié)構(gòu)：是指一份公文由一個主件單獨構(gòu)成。

　　復(fù)式結(jié)構(gòu)：A.一種是主件加附件。B.一種是轉(zhuǎn)發(fā)件加被轉(zhuǎn)發(fā)件(含印發(fā)、發(fā)布、批轉(zhuǎn)等)

　　第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求

　　1)公文的排版形式

　　公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。

　　包括：公文版頭設(shè)計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

　　1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：

　　1.公文用紙的尺寸和規(guī)格。

　　16開型：長260mm、寬184mm.

　　國際A4：長297mm、寬210mm

　　2.公文的書寫形式。

　　公文中的文字符號一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排(少數(shù)民族文字除外)，正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。

　　3.字體字號 的選用。一般按發(fā)文機關(guān)名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。

　　發(fā)文機關(guān)標識：推薦使用 高X寬 22mmX15mm 黑變體字或初號宋體字。聯(lián)合行文推薦使用小初號體字。

　　公文大標題：推薦使用二號宋體字。

　　小體題 ：推薦使用三號宋體字。

　　秘密等級、緩急時限和各標記字符或其它重點句推薦使用三號黑體字;主題詞：推薦使用三號宋體字。

　　公文的正文、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、注釋或特殊要求說明等，采用三號或四號仿宋體字。

　　公文的標點符號：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標點符號用法》規(guī)定。

　　4.多層次結(jié)構(gòu)的標識方法：

　　第一級用：一、二、三……

　　第二級用：(一)、(二)、(三)……

　　第三級用：1 、 2、3、……

　　第四級用：(1)、(2)、(3)……

　　2)公文的裝訂要求

　　公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。

　　第四節(jié) 公文的稿本

　　1)公文的稿本：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。

　　1.草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。

　　草稿的特點：尚未定型、非正式、無效力。

　　按照文稿的作用和形成特點，可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿等。

　　2.定稿。是指草稿經(jīng)過修改、審閱、并由領(lǐng)導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。

　　定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標記，經(jīng)會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。

　　2)公文的文本

　　同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式;同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

　　1.正本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。突出特點是蓋有發(fā)文機關(guān)的印章或領(lǐng)導人的親筆簽署，以實文件的效力。

　　2.副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。

　　作用：主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。

　　3.存本。公文的存本，是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。

　　存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關(guān)以備查考之用。

　　4.修訂本。是指對于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在衽一個時期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。

　　5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。

　　6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導機關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時使用漢文文棧少數(shù)民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。

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