2017年自考《檔案管理學(xué)》章節(jié)復(fù)習(xí)：保管工作
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(2017年自考《檔案管理學(xué)》章節(jié)復(fù)習(xí)匯總，由環(huán)球網(wǎng)校編輯整理。)
一、保管工作的含義為：
1、庫(kù)房管理
2、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)
3、保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施
二、保管工作的任務(wù)有：
1、防治檔案的損壞; 包括自然損壞和人為損壞。
2、延長(zhǎng)檔案的壽命;
3、維護(hù)檔案的政治安全 ，防止泄密 。
三、基本要求
1、以防為主，防治結(jié)合
2、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般
3、自力更生，勤儉節(jié)約
4、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前
四、意義
檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提。
保管工作檔案
保管的基本物質(zhì)條件
一、檔案庫(kù)房
二、檔案裝具有
1、檔案箱
2、檔案架 活動(dòng)式密集架 積層密集架(通天架)
3、檔案柜 等
三、包裝材料有：1、卷皮;2、卷盒
第七章 檢索工作
檔案檢索工作的地位
一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位
1、 檢索是提供利用的先期工作
檔案館(室)為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
2、 檢索是提高檔案館(室)工作水平的重要手段
3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)
編制檢索工具的要求和排檢方法
一、基本要求
(一)全--信息存儲(chǔ)豐富
(二)準(zhǔn)--檢索準(zhǔn)確
(三)快--迅速
(四)便--檢索要方便
二、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：
要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1、一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。
2、強(qiáng)調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢(xún)。
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三、排檢方法
(一)分類(lèi)法：
以科學(xué)的分類(lèi)為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念 劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門(mén)別 類(lèi)地組成一個(gè)檢索體系。
現(xiàn)又稱(chēng)責(zé)任者把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。
(二)按文號(hào)排檢法：
即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。
(三)按字序排檢法
編制人名、地名之類(lèi)的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。
1、部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。
2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡(jiǎn)字的問(wèn)題。
3、四角號(hào)碼法：全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多。
4、音序法：按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱(chēng)、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。
(四)按地序排檢法
按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專(zhuān)業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。
(五)主題法
按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。
目前在檔案界，比較推崇的是分類(lèi)法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。
中國(guó)檔案分類(lèi)法
1987年出版《中國(guó)檔案分類(lèi)法》第一版。
1996年出版第二版。
《中國(guó)檔案分類(lèi)法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表、新民主主義檔案分類(lèi)表、民國(guó)檔案分類(lèi)表、清代檔案分類(lèi)表組成。
中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表，由主表和輔助表(綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等)組成。
主表如：
CA 323 攝影
3231 新聞
3232 人像
3233 建筑
……
又如：
K 財(cái)政、金融
KB 金融
1 金融管理
13 利率管理
1311 人民幣利率
13111 差別利率
《中國(guó)檔案分類(lèi)法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快。可利用計(jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案分類(lèi)法》。
檔案著錄含義
是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類(lèi)標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱(chēng)為分類(lèi)標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱(chēng)為主題標(biāo)引。
表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。
段落符號(hào)條目著錄格式如下：(見(jiàn)PPT)
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